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应付账款专家

应付账款专员隶属于财务总监，负责支持高效、准确地处理财务交易，包括供应商付款、员工报销和活动相关付款。该职位确保遵守圣地亚哥动漫大会（SDCC）的政策和财务控制，维护准确的记录，并协助月末结算活动。应付账款专员还是供应商和员工的主要联络人，为咨询提供支持，解决问题，促进办公室和 SDCC 活动期间的财务工作顺利进行。该职位需要处理敏感信息，重点强调保密和始终遵守既定协议。

基本职责和责任

  • 按照既定程序处理供应商发票和付款，确保准确性和及时付款
  • 遵循内部政策和公认会计原则 (GAAP)，保护 SDCC 资产并保持财务完整性
  • 协调每周和每两周的付款计划，包括签发支票、处理 ACH 交易和发起电汇
  • 监控经常性发票和自动借记，确保及时付款
  • 核实并跟踪水电费、房租付款和其他与部门相关的月度应付款，核对报表并将其录入损益表
  • 监控和管理账龄报告，确保及时跟进未清发票
  • 协助月底结账工作，确保准确记录和核算所有年度会计报告交易，包括应付款子分类账
  • 与内部部门合作，确保费用的正确编码
  • 确保在监督下及时准确地提交国税局 1099 档案
  • 审查和处理费用报告，包括报销和信用卡
  • 与高级职员合作，每月核对信用卡支出，确保准确性并遵守部门政策
  • 维护准确的供应商记录，包括付款详情、W-9 表格和联系信息
  • 答复供应商的询问并解决付款问题，必要时将问题上报
  • 核对供应商报表，及时解决差异问题，必要时将问题上报
  • 定期审查和分析银行对账单，确保准确性和完整性，遵守 SDCC 标准
  • 协助编制特别报告、财务分析和审计数据，以支持管理和合规要求
  • 为审计、报税和其他部门需求收集和整理数据
  • 遵循既定的发票审批程序，保存适当的文件资料
  • 协助维护有序的档案系统，包括实物和数字 AP 记录
  • 确保敏感财务信息的保密性和安全性，维护所有年度拨款计划记录和供应商数据的完整性
  • 支持 AP 流程的持续改进，以提高效率并与组织目标保持一致
  • 履行分配的其他职责

现场：

  • 在财务主任的指导下，在 SDCC 活动之前和活动期间协助处理员工差旅费的支付和分配工作
  • 协助为 SDCC 活动组装、安装和拆卸收银机和支付站
  • 担任现场收银员的联络员，处理和解决现金处理问题，提供协助和回答问题，必要时将问题上报
  • 担任工作人员报销申请的主要联络人，管理查询，处理批准的申请，确保及时准确地付款，必要时将问题上报
  • 协助维持部门用品库存，并在需要时协调补充工作
  • 履行分配的其他职责

资格

  • 持有会计或相关专业副学士学位者优先，持有会计、金融、工商管理或相关专业学士学位者更佳。不过，相关经验也可替代正规教育。
  • 至少有三年应付账款、财务或会计工作经验，最好是在非营利组织工作过
  • 具有发票处理和付款处理经验
  • 具有月末结算程序和对账（如供应商、信用卡和银行）的经验
  • 具有国税局 1099 申报和报税经验
  • 熟练掌握会计软件（如 QuickBooks、NetSuite、ADP 或类似软件）并熟悉企业资源规划 (ERP) 系统
  • 熟练掌握支付处理系统，包括但不限于自动转账和电汇
  • 了解并熟练掌握组织使用的办公系统，包括但不限于 Microsoft Office、Google Suite（G Suite，前身为 Google Apps），特别是 Google Mail（Gmail）、Google Drive、Google Docs/Sheet/Slides、Configio 和 ClickUp；以及其他常用办公软件和应用程序。 
  • 熟悉或愿意学习组织使用的当前和新系统及平台
  • 对公认会计原则（GAAP）和内部控制有深刻理解
  • 能够处理大量发票，同时确保准确性并遵守组织政策
  • 能够达到或超过合规要求，保证数据和记录的完整性和保留性
  • 谨慎处理敏感财务数据并承诺保密
  • 出色的组织能力和对细节的关注
  • 能在最少监督下独立工作和协作，并能在复杂情况下解决问题
  • 能够保持积极和专业的风度，并表现出可信、正直和保密性
  • 能够在一个多元化的团队中工作，接受不同的观点和反馈，为建立一个有凝聚力、相互支持、积极向上的团队做出贡献
  • 出色的人际关系和客户服务技能，能够迅速、专业地回应客户的需求和要求，尤其是在困难和/或压力较大的互动过程中。
  • 出色的口头和书面沟通能力 
  • 出色的时间管理能力，能够按时完成任务
  • 能够在快节奏、有时压力很大的环境中正常工作，并遵守指示、政策和程序

工作条件

  • 专业的办公环境
  • 日常使用标准办公设备 
  • 标准工作日程（周一至周五，上午 9:00 至下午 5:30）
  • 必须能够根据需要在晚上、节假日和周末工作
  • 活动期间可能需要留宿
  • 拥挤情况（活动场所内部或外部）
  • 直接（面对面）接触客户和供应商
  • 可能需要在室外工作，几乎没有树荫，气温较高

物理要求

  • 该职位要求具备近距离视觉敏锐度，以便开展准备和分析数据和数字、誊写、查看计算机终端以及广泛阅读等活动。
  • 偶尔在无人协助的情况下举起或移动重达 25 磅的物品，必要时弯腰或站立。
  • 经常久坐、久走和久站
  • 偶尔长时间站立（8-10 分钟以上）
  • 长距离步行（每天多达数英里）
  • 执行重复性任务，很少有休息时间

薪资范围

  • $22.00 – $25.30 hourly