Spezialist für die Kreditorenbuchhaltung

Der Spezialist für die Kreditorenbuchhaltung, der dem Finanzdirektor unterstellt ist, ist für die effiziente und korrekte Abwicklung von Finanztransaktionen zuständig, einschließlich Zahlungen an Lieferanten, Erstattungen für Mitarbeiter und veranstaltungsbezogene Auszahlungen. Er sorgt für die Einhaltung der Richtlinien und Finanzkontrollen der San Diego Comic Convention (SDCC), führt genaue Aufzeichnungen und hilft bei der Erstellung des Monatsabschlusses. Der Spezialist für die Kreditorenbuchhaltung ist außerdem ein wichtiger Ansprechpartner für Lieferanten und Mitarbeiter, unterstützt bei Anfragen, löst Probleme und sorgt für einen reibungslosen Ablauf der Finanzvorgänge sowohl im Büro als auch bei SDCC-Veranstaltungen. Diese Position erfordert den Umgang mit sensiblen Informationen, wobei der Schwerpunkt auf der Wahrung der Vertraulichkeit und der Einhaltung der festgelegten Protokolle liegt.

Wesentliche Aufgaben und Zuständigkeiten

Bearbeitung von Lieferantenrechnungen und Auszahlungen im Einklang mit den festgelegten Verfahren, Gewährleistung der Genauigkeit und rechtzeitiger Zahlungen
Befolgung interner Richtlinien und allgemein anerkannter Rechnungslegungsgrundsätze (GAAP) zum Schutz des SDCC-Vermögens und zur Wahrung der finanziellen Integrität
Koordinierung wöchentlicher und zweiwöchentlicher Zahlungspläne, einschließlich der Ausstellung von Schecks, der Bearbeitung von ACH-Transaktionen und der Einleitung von Überweisungen
Überwachung wiederkehrender Rechnungen und automatischer Abbuchungen, um rechtzeitige Zahlungen zu gewährleisten
Überprüfung und Verfolgung von Versorgungsleistungen, Mietzahlungen und anderen monatlichen Verbindlichkeiten im Zusammenhang mit den Abteilungen, Abgleich der Auszüge und Eingabe in die Buchhaltung
Überwachung und Verwaltung von Fälligkeitsberichten, Gewährleistung rechtzeitiger Folgemaßnahmen zu ausstehenden Rechnungen
Unterstützung des Monatsabschlusses, indem sichergestellt wird, dass alle AP-Transaktionen genau erfasst und verbucht werden, einschließlich des Nebenbuchs für Verbindlichkeiten
Zusammenarbeit mit internen Abteilungen, um eine ordnungsgemäße Kodierung der Ausgaben sicherzustellen
Gewährleistung der rechtzeitigen und korrekten Einreichung der IRS-1099-Anträge unter Aufsicht
Überprüfung und Bearbeitung von Spesenabrechnungen, einschließlich Erstattungen und Kreditkarten
Zusammenarbeit mit leitenden Mitarbeitern bei der monatlichen Abstimmung der Kreditkartenausgaben, um die Genauigkeit und Einhaltung der Abteilungsrichtlinien zu gewährleisten
Führen Sie genaue Lieferantenunterlagen, einschließlich Zahlungsdetails, W-9-Formulare und Kontaktinformationen.
Beantwortung von Lieferantenanfragen und Lösung von Zahlungsproblemen, ggf. Eskalation von Problemen
Abgleich von Lieferantenauszügen und unverzügliche Klärung von Unstimmigkeiten, ggf. Eskalation von Problemen
Regelmäßige Überprüfung und Analyse von Bankauszügen, um die Richtigkeit und Vollständigkeit zu gewährleisten, unter Einhaltung der SDCC-Standards
Unterstützung bei der Erstellung von Ad-hoc-Berichten, Finanzanalysen und Prüfungsdaten zur Unterstützung des Managements und der Einhaltung von Anforderungen
Sammeln und Organisieren von Daten für Prüfungen, Steuererklärungen und andere Anforderungen der Abteilung
Befolgung festgelegter Verfahren für die Genehmigung von Rechnungen unter Beibehaltung einer ordnungsgemäßen Dokumentation
Unterstützung bei der Pflege eines organisierten Ablagesystems für physische und digitale AP-Aufzeichnungen
Gewährleistung der Vertraulichkeit und Sicherheit sensibler Finanzinformationen, Wahrung der Integrität aller AP-Datensätze und Verkäuferdaten
Unterstützung der kontinuierlichen Verbesserung von AP-Prozessen, um die Effizienz zu steigern und mit den Unternehmenszielen in Einklang zu bringen
Wahrnehmung sonstiger zugewiesener Aufgaben

Vor-Ort:

Erleichterung der Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen und -zuteilungen von Mitarbeitern vor und während SDCC-Veranstaltungen unter der Leitung des Direktors für Finanzen
Mithilfe beim Auf- und Abbau von Kassen und Bezahlstationen bei SDCC-Veranstaltungen
als Verbindungsperson zu den Kassierern vor Ort zu fungieren, um Probleme bei der Bargeldabwicklung anzusprechen und zu lösen, Hilfestellung zu leisten, Fragen zu beantworten und Probleme bei Bedarf zu eskalieren
Hauptansprechpartner für Erstattungsanträge des Personals, Bearbeitung von Anfragen, Bearbeitung genehmigter Anträge und Sicherstellung rechtzeitiger und korrekter Auszahlungen, ggf. Eskalation von Problemen
Unterstützung bei der Führung eines Bestandsverzeichnisses der Abteilungsvorräte und Koordinierung des Nachschubs nach Bedarf
Wahrnehmung sonstiger zugewiesener Aufgaben

Qualifikationen

Ein Associate's Degree in Rechnungswesen oder einem verwandten Bereich wird bevorzugt, wobei ein Bachelor's Degree in Rechnungswesen, Finanzen, Betriebswirtschaft oder einem verwandten Bereich sehr wünschenswert ist. Einschlägige Erfahrung wird jedoch anstelle einer formalen Ausbildung berücksichtigt.
Mindestens drei Jahre Erfahrung in der Kreditorenbuchhaltung, im Finanz- oder Rechnungswesen, vorzugsweise in einer gemeinnützigen Organisation
Nachgewiesene Erfahrung mit der Bearbeitung von Rechnungen und der Zahlungsabwicklung
Erfahrung mit Monatsabschlussverfahren und Abstimmungen (z. B. Lieferant, Kreditkarte und Bank)
Erfahrung mit IRS 1099 Einreichung und Steuerberichterstattung
Beherrschung von Buchhaltungssoftware (z. B. QuickBooks, NetSuite, ADP o. Ä.) und Vertrautheit mit ERP-Systemen (Enterprise Resource Planning)
Beherrschung von Zahlungsverarbeitungssystemen, einschließlich, aber nicht beschränkt auf ACH und Überweisungen
Kenntnis und Beherrschung der von der Organisation verwendeten Bürosysteme, einschließlich, aber nicht beschränkt auf Microsoft Office, Google Suite (G Suite, früher Google Apps), insbesondere Google Mail (Gmail), Google Drive, Google Docs/Sheets/Slides, Configio und ClickUp, sowie anderer gängiger Bürosoftware und -anwendungen
Vertrautheit mit aktuellen und neuen Systemen und Plattformen, die von der Organisation verwendet werden, oder die Bereitschaft, diese zu erlernen
Ausgeprägtes Verständnis der allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätze (GAAP) und der internen Kontrollen
Fähigkeit, große Mengen von Rechnungen zu bearbeiten und dabei die Genauigkeit und die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien zu gewährleisten
Fähigkeit, die Compliance-Anforderungen zu erfüllen oder zu übertreffen, um die Integrität und Aufbewahrung von Daten und Aufzeichnungen zu gewährleisten
Diskretion und Verpflichtung zur Wahrung der Vertraulichkeit im Umgang mit sensiblen Finanzdaten
Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und Liebe zum Detail
Fähigkeit zu selbständigem und kooperativem Arbeiten unter minimaler Aufsicht und Fähigkeit zur Problemlösung in komplexen Situationen
Fähigkeit, ein positives und professionelles Auftreten zu bewahren sowie Glaubwürdigkeit, Integrität und Vertraulichkeit zu demonstrieren
Fähigkeit, in einem vielfältigen Team zu arbeiten, unterschiedliche Standpunkte und Rückmeldungen zu akzeptieren und zu einem kohärenten, unterstützenden und positiven Team beizutragen
Ausgezeichnete Fähigkeiten im Umgang mit Menschen und im Kundenservice, die Fähigkeit, auf Kundenbedürfnisse und -anfragen prompt und professionell zu reagieren, insbesondere bei schwierigen und/oder stressigen Interaktionen.
Ausgezeichnete verbale und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten
Ausgezeichnetes Zeitmanagement und nachgewiesene Fähigkeit, Fristen einzuhalten
Fähigkeit, in einem schnelllebigen und bisweilen stressigen Umfeld gut zu funktionieren und Anweisungen, Strategien und Verfahren zu befolgen

Arbeitsbedingungen

Professionelle Büroumgebung
verwendet routinemäßig Standard-Bürogeräte
Standardarbeitszeit (Montag-Freitag von 9 Uhr bis 17:30 Uhr)
Sie müssen bereit sein, je nach Bedarf abends, an Feiertagen und an Wochenenden zu arbeiten.
Bei Veranstaltungen kann eine Übernachtung erforderlich sein
Überfüllte Räume (sowohl innerhalb als auch außerhalb von Veranstaltungsräumen)
Direkter (persönlicher) Kontakt zu Kunden und Lieferanten
Es kann erforderlich sein, im Freien zu arbeiten, mit wenig oder keinem Schatten und warmen Temperaturen

Physikalische Anforderungen

Diese Position erfordert eine gute Sehschärfe, um eine Tätigkeit wie das Aufbereiten und Analysieren von Daten und Zahlen, das Abschreiben, das Betrachten eines Computerterminals und umfangreiches Lesen auszuüben
Gelegentliches Heben oder Bewegen von bis zu 25 Pfund ohne fremde Hilfe und Bücken oder Stehen nach Bedarf.
Häufiges Sitzen, Gehen und Stehen über einen längeren Zeitraum
Gelegentliches Stehen über längere Zeit (8-10+)
weite Strecken zu Fuß zurücklegen (bis zu mehreren Kilometern täglich)
Sich wiederholende Aufgaben mit wenigen Pausen durchführen

Gehaltsspanne

$22.00 – $25.30 hourly