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買掛金スペシャリスト

買掛金スペシャリストは、財務担当ディレクターの直属として、ベンダーへの支払い、スタッフへの払い戻し、イベント関連の支出など、財務取引の効率的で正確な処理をサポートする役割を担っています。サンディエゴ コミック コンベンション（SDCC）のポリシーと財務管理を遵守し、正確な記録を維持し、月末の締め作業を支援します。また、買掛金スペシャリストはベンダーやスタッフとの重要な窓口となり、問い合わせのサポートや問題の解決を行い、オフィス内およびSDCCイベント期間中の円滑な財務業務を促進します。このポジションでは、機密情報を扱う必要があり、守秘義務の維持と確立されたプロトコルの遵守に常に重点を置いています。

重要な職務と責任

  • ベンダーの請求書と支出を定められた手順に従って処理し、正確さとタイムリーな支払いを保証する。
  • 内部方針および一般に公正妥当と認められた会計原則（GAAP）に従い、SDCCの資産を保護し、財務の健全性を維持する。
  • 小切手の発行、ACHトランザクションの処理、電信送金の開始など、毎週および隔週の支払いスケジュールの調整。
  • 定期的な請求書と自動引き落としを監視し、タイムリーな支払いを確保する。
  • 光熱費、家賃の支払い、その他部門に関連する毎月の支払債務を確認・追跡し、明細書を照合してAPに入力する。
  • エージングレポートを監視・管理し、未払い請求書のタイムリーなフォローアップを保証する。
  • 買掛金小口元帳を含め、すべてのAP取引が正確に記録され、計上されていることを確認し、月末締めを補助する。
  • 社内の各部門と協力し、経費の適切なコーディングを行う。
  • 監督の下、IRS 1099の提出をタイムリーかつ正確に行う。
  • 経費精算やクレジットカードを含む経費報告書の確認と処理
  • シニアスタッフと協力し、月次ベースでクレジットカード経費の照合を行う。
  • 支払明細、W-9フォーム、連絡先情報など、ベンダーの正確な記録を管理する。
  • ベンダーからの問い合わせに対応し、支払いに関する問題を解決する。
  • ベンダーの明細書を照合し、不一致を迅速に解決する。
  • SDCCの基準に従い、銀行取引明細書を定期的に見直し、分析し、正確性と完全性を確認する。
  • アドホック・レポート、財務分析、監査データの作成を支援し、経営およびコンプライアンス要件をサポートする。
  • 監査、税務申告、その他部門が必要とするデータの収集と整理
  • 請求書承認のための確立された手順に従い、適切な書類を管理する。
  • 物理的およびデジタル的なAP記録の整理されたファイリング・システムの維持を支援する。
  • 機密財務情報の機密性と安全性を確保し、すべてのAP記録とベンダーデータの完全性を維持する。
  • 効率性を高め、組織目標に沿うよう、APプロセスの継続的改善をサポートする。
  • 指定されたその他の職務を遂行する

現地にて：

  • 財務部長の指示のもと、SDCCのイベント前およびイベント期間中の従業員の出張旅費の支払いおよび割り当ての処理を促進する。
  • SDCCイベントでのレジおよび支払いステーションの組み立て、セットアップ、撤収をアシストする。
  • 現場のレジ係との連絡役として、現金の取り扱いに関する問題を解決する。
  • スタッフの経費精算依頼の主要窓口となり、問い合わせを管理し、承認された依頼を処理し、タイムリーで正確な支出を確保し、必要に応じて問題をエスカレーションする。
  • 部門備品の在庫管理を補助し、必要に応じて補充を調整する。
  • 指定されたその他の職務を遂行する

参加資格

  • 会計学または関連分野の準学士号が望ましく、会計、財務、経営管理、または関連分野の学士号が非常に望ましい。ただし、学歴に代えて関連する経験を考慮する。
  • 3年以上の買掛金、財務、経理業務経験（非営利団体での経験が望ましい
  • 請求書処理および支払処理に関する実証済みの経験
  • 月末締めの手続きや照合の経験（ベンダー、クレジットカード、銀行など）
  • IRS 1099ファイリングおよび税務申告の経験
  • 会計ソフト（QuickBooks、NetSuite、ADPなど）に習熟し、基幹業務システム（ERP）に精通していること。
  • ACHおよび電信送金を含むがこれに限定されない支払処理システムに習熟していること。
  • Microsoft Office、Google Suite（Gスイート、旧Google Apps）、特にGoogle Mail（Gmail）、Google Drive、Google Docs/Sheets/Slides、Configio、ClickUp、その他一般的なオフィスソフトウェアやアプリケーションを含むがこれらに限定されない、組織で使用される社内システムの知識と習熟度 
  • 組織で使用されている現行および新規のシステムやプラットフォームに精通している、または学ぶ意欲がある。
  • 一般に公正妥当と認められた会計原則（GAAP）および内部統制への強い理解
  • 正確性と組織方針の遵守を確保しながら、大量の請求書を処理する能力
  • データおよび記録の完全性と保持を保証するコンプライアンス要件を満たす、または上回る能力
  • 機密性の高い財務データに対する慎重さと守秘義務の遵守
  • 優れた組織能力と細部へのこだわり
  • 最小限の監督下で自主的・協調的に業務を遂行し、複雑な状況でも問題解決できる能力
  • 前向きでプロフェッショナルな態度を維持し、信頼性、誠実さ、守秘義務を実証する能力
  • 多様性のあるチーム内で働き、異なる視点やフィードバックを受け入れ、結束力があり、協力的で前向きなチームに貢献する能力。
  • 優れた対人スキルおよびカスタマーサービススキルを有し、顧客のニーズやリクエストに迅速かつプロフェッショナルに対応できる。
  • 優れた口頭および書面によるコミュニケーション・スキル 
  • 優れた時間管理能力を有し、期限を守ることができる。
  • テンポが速く、時にはストレスの多い環境でもうまく機能し、指示や方針、手続きに従うことができる。

労働条件

  • プロフェッショナルなオフィス環境
  • 標準的なオフィス機器を日常的に使用 
  • 標準的な勤務スケジュール（月～金、午前9時～午後5時30分）
  • 必要に応じて夜間、休日、週末に勤務できること。
  • イベント開催時には宿泊が必要な場合がある
  • 混雑状況（イベントスペースの内外を問わず）
  • 顧客やベンダーと直接（対面で）接する
  • 日陰がほとんどなく、気温が高い屋外での作業が求められることがある。

身体的要件

  • このポジションでは、データや図表の準備・分析、転記、コンピューター端末の閲覧、広範な読書などの作業を行うため、近見視力を必要とする。
  • 時々、補助なしで25ポンドまで持ち上げたり移動したりすることがあり、必要に応じて屈んだり立ったりする。
  • 長時間座ったり、歩いたり、立ったりすることが多い
  • 長時間の立ち仕事もある（8～10時間以上）
  • 長距離を歩く（毎日数マイルまで）
  • 休憩をほとんど取らずに反復作業を行う

給与範囲

  • $22.00 – $25.30 hourly