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Spécialiste de la comptabilité fournisseurs

Le spécialiste des comptes fournisseurs, qui rend compte au directeur des finances, est chargé de contribuer au traitement efficace et précis des transactions financières, y compris les paiements des fournisseurs, les remboursements du personnel et les décaissements liés aux événements. Il veille au respect des politiques et des contrôles financiers de la San Diego Comic Convention (SDCC), tient à jour des registres précis et participe aux activités de clôture de fin de mois. Le spécialiste des comptes fournisseurs sert également de point de contact principal pour les fournisseurs et le personnel, en répondant aux demandes de renseignements, en résolvant les problèmes et en facilitant le bon déroulement des opérations financières, tant au bureau que pendant les événements de la SDCC. Ce poste requiert la manipulation d'informations sensibles, avec un fort accent sur le maintien de la confidentialité et le respect des protocoles établis à tout moment.

Fonctions et responsabilités essentielles

  • Traiter les factures des fournisseurs et les décaissements conformément aux procédures établies, en veillant à l'exactitude et au respect des délais de paiement.
  • Respecter les politiques internes et les principes comptables généralement acceptés (PCGR) afin de protéger les actifs de SDCC et de maintenir l'intégrité financière.
  • Coordonner les calendriers de paiement hebdomadaires et bihebdomadaires, y compris l'émission de chèques, le traitement des transactions ACH et l'initiation de virements électroniques.
  • Contrôler les factures récurrentes et les débits automatiques afin d'assurer des paiements en temps voulu.
  • Vérifier et suivre les paiements des services publics, des loyers et d'autres dettes mensuelles liées aux divisions, réconcilier les relevés et les entrer dans le système de comptabilité analytique.
  • Contrôler et gérer les rapports d'ancienneté, en assurant un suivi en temps utile des factures en souffrance.
  • Aider à la clôture du mois en veillant à ce que toutes les transactions de PA soient enregistrées et comptabilisées avec précision, y compris dans le grand livre auxiliaire des comptes créditeurs.
  • Collaborer avec les services internes pour assurer une codification correcte des dépenses.
  • Veiller à ce que les déclarations IRS 1099 soient soumises dans les délais et avec précision, sous la supervision de la direction.
  • Examiner et traiter les notes de frais, y compris les remboursements et les cartes de crédit.
  • Collaborer avec les membres du personnel d'encadrement pour rapprocher les dépenses par carte de crédit sur une base mensuelle, en veillant à l'exactitude et à la conformité avec les politiques du département.
  • Tenir à jour les dossiers des fournisseurs, y compris les détails des paiements, les formulaires W-9 et les informations de contact.
  • Répondre aux demandes des fournisseurs et résoudre les problèmes de paiement, en faisant remonter les problèmes si nécessaire.
  • Rapprocher les relevés des fournisseurs et résoudre rapidement les divergences, en faisant remonter les problèmes le cas échéant.
  • Examiner et analyser régulièrement les relevés bancaires pour s'assurer de leur exactitude et de leur exhaustivité, en respectant les normes de SDCC.
  • Aider à la préparation de rapports ad hoc, d'analyses financières et de données d'audit pour répondre aux exigences de gestion et de conformité.
  • Recueillir et organiser les données pour les audits, les déclarations fiscales et d'autres besoins du service.
  • Suivre les procédures établies pour l'approbation des factures, en conservant la documentation appropriée.
  • Aider à maintenir un système d'archivage organisé pour les dossiers physiques et numériques du PA
  • Assurer la confidentialité et la sécurité des informations financières sensibles, en maintenant l'intégrité de tous les dossiers AP et des données des fournisseurs.
  • Soutenir l'amélioration continue des processus de PA afin d'accroître l'efficacité et de s'aligner sur les objectifs de l'organisation.
  • Effectuer d'autres tâches qui lui sont confiées

Sur place :

  • Faciliter le traitement des décaissements et des allocations de voyage des employés, avant et pendant les événements de SDCC, sous la direction du directeur des finances.
  • Aider au montage, à l'installation et au démontage des caisses enregistreuses et des postes de paiement pour les événements du SDCC.
  • Assurer la liaison avec les caissiers sur place afin d'aborder et de résoudre les problèmes de manipulation des espèces, fournir une assistance et répondre aux questions, faire remonter les problèmes si nécessaire.
  • Servir de point de contact principal pour les demandes de remboursement du personnel, en gérant les demandes de renseignements, en traitant les demandes approuvées et en veillant à ce que les décaissements se fassent dans les délais et avec précision, en remontant les problèmes le cas échéant.
  • Aider à maintenir un inventaire des fournitures du service et coordonner le réapprovisionnement si nécessaire.
  • Effectuer d'autres tâches qui lui sont confiées

Qualifications

  • Un diplôme d'associé en comptabilité ou dans un domaine connexe est préférable, et une licence en comptabilité, finance, administration des affaires ou dans un domaine connexe est hautement souhaitable. Toutefois, une expérience pertinente sera prise en compte en lieu et place d'une formation formelle.
  • Au moins trois ans d'expérience dans le domaine de la comptabilité fournisseurs, des finances ou de la comptabilité, de préférence au sein d'une organisation à but non lucratif.
  • Expérience avérée du traitement des factures et des paiements
  • Expérience des procédures de clôture mensuelle et des rapprochements (par exemple, avec les fournisseurs, les cartes de crédit et les banques).
  • Expérience de la déclaration 1099 de l'IRS et de la déclaration d'impôts
  • Maîtrise des logiciels de comptabilité (par exemple, QuickBooks, NetSuite, ADP ou similaire) et connaissance des systèmes de planification des ressources de l'entreprise (ERP).
  • Maîtrise des systèmes de traitement des paiements, y compris, mais sans s'y limiter, les transferts ACH et les virements électroniques.
  • Connaissance et maîtrise des systèmes bureautiques utilisés par l'organisation, y compris, mais sans s'y limiter, Microsoft Office, Google Suite (G Suite, anciennement Google Apps), en particulier Google Mail (Gmail), Google Drive, Google Docs/Sheets/Slides, Configio et ClickUp, ainsi que d'autres logiciels et applications bureautiques courants. 
  • Familiarité avec les systèmes et plateformes actuels et nouveaux utilisés par l'organisation ou volonté d'apprendre à les connaître.
  • Forte compréhension des principes comptables généralement acceptés (GAAP) et des contrôles internes
  • Capacité à traiter des volumes importants de factures tout en veillant à l'exactitude et au respect des politiques de l'organisation.
  • Capacité à satisfaire ou à dépasser les exigences de conformité pour garantir l'intégrité et la conservation des données et des enregistrements
  • Discrétion et engagement à respecter la confidentialité des données financières sensibles
  • Excellent sens de l'organisation et souci du détail
  • Capacité à travailler de manière indépendante et en collaboration avec un minimum de supervision et capacité à résoudre des problèmes dans des situations complexes.
  • Capacité à maintenir un comportement positif et professionnel et à faire preuve de crédibilité, d'intégrité et de confidentialité.
  • Capacité à travailler au sein d'une équipe diversifiée, à accepter des points de vue et des commentaires différents et à contribuer à la cohésion, au soutien et à la positivité de l'équipe.
  • Excellentes compétences en matière de relations interpersonnelles et de service à la clientèle, capacité à répondre aux besoins et aux demandes des clients de manière rapide et professionnelle, en particulier lors d'interactions difficiles et/ou très stressantes.
  • Excellentes aptitudes à la communication orale et écrite 
  • Excellentes compétences en matière de gestion du temps et capacité avérée à respecter les délais.
  • Capacité à fonctionner dans un environnement rapide et parfois stressant et à suivre les instructions, les politiques et les procédures.

Conditions de travail

  • Environnement de bureau professionnel
  • Utilisation courante d'équipements de bureau standard 
  • Horaire de travail standard (lundi-vendredi de 9h à 17h30)
  • Doit être disponible pour travailler le soir, les jours fériés et les week-ends, selon les besoins.
  • Un séjour d'une nuit peut être nécessaire pendant les événements.
  • L'encombrement (à l'intérieur ou à l'extérieur des espaces de manifestation)
  • Contact direct (face à face) avec les clients et les fournisseurs
  • Peut être amené à travailler à l'extérieur, avec peu ou pas d'ombre et à des températures chaudes.

Exigences physiques

  • Ce poste requiert une bonne acuité visuelle pour exercer une activité telle que la préparation et l'analyse de données et de chiffres, la transcription, la consultation d'un terminal informatique et la lecture approfondie.
  • Soulever ou déplacer occasionnellement jusqu'à 25 livres sans aide et se pencher ou se tenir debout si nécessaire.
  • rester fréquemment assis, marcher et se tenir debout pendant de longues périodes
  • Occasionnellement, rester debout pendant de longues périodes (8-10+)
  • Marcher sur de longues distances (jusqu'à plusieurs kilomètres par jour)
  • Effectuer des tâches répétitives avec peu de pauses

Fourchette des salaires

  • $22.00 – $25.30 hourly