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Specialista in contabilità fornitori

Lo Specialista in contabilità, alle dipendenze del Direttore delle finanze, è responsabile dell'elaborazione efficiente e accurata delle transazioni finanziarie, compresi i pagamenti dei fornitori, i rimborsi del personale e gli esborsi relativi agli eventi. Questo ruolo garantisce la conformità alle politiche e ai controlli finanziari della San Diego Comic Convention (SDCC), mantiene registri accurati e assiste nelle attività di chiusura di fine mese. Lo specialista in contabilità fornitori funge anche da punto di contatto chiave per i fornitori e il personale, fornendo assistenza per le richieste, risolvendo i problemi e facilitando il regolare svolgimento delle operazioni finanziarie sia in ufficio che durante gli eventi della SDCC. Questa posizione richiede la gestione di informazioni sensibili, con una forte enfasi sul mantenimento della riservatezza e sul rispetto dei protocolli stabiliti in ogni momento.

Compiti e responsabilità essenziali

  • Elaborare le fatture dei fornitori e gli esborsi in conformità con le procedure stabilite, assicurando l'accuratezza e la puntualità dei pagamenti
  • Seguire le politiche interne e i principi contabili generalmente accettati (GAAP) per salvaguardare i beni della SDCC e mantenere l'integrità finanziaria.
  • Coordinare i programmi di pagamento settimanali e bisettimanali, compresa l'emissione di assegni, l'elaborazione di transazioni ACH e l'avvio di bonifici bancari.
  • Monitorare le fatture ricorrenti e gli addebiti automatici per garantire la puntualità dei pagamenti.
  • Verificare e tenere traccia delle utenze, dei pagamenti degli affitti e di altri debiti mensili relativi alle divisioni, riconciliare gli estratti conto e inserirli nella contabilità fornitori.
  • Monitorare e gestire i rapporti di invecchiamento, assicurando un follow-up tempestivo delle fatture in sospeso.
  • Assistere nella chiusura di fine mese assicurando che tutte le transazioni AP siano registrate e contabilizzate accuratamente, compreso il sotto libro dei debiti.
  • Collaborare con i reparti interni per garantire la corretta codifica delle spese.
  • Garantire la presentazione tempestiva e accurata dei documenti IRS 1099, sotto la supervisione di un responsabile.
  • Esaminare ed elaborare le note spese, compresi i rimborsi e le carte di credito.
  • Collaborare con i membri del personale senior per riconciliare le spese della carta di credito su base mensile, garantendo l'accuratezza e la conformità con le politiche del dipartimento.
  • Mantenere un registro accurato dei fornitori, compresi i dettagli dei pagamenti, i moduli W-9 e le informazioni di contatto.
  • Rispondere alle richieste di informazioni dei fornitori e risolvere i problemi di pagamento, risolvendo le questioni se necessario.
  • Riconcilia gli estratti conto dei fornitori e risolve tempestivamente le discrepanze, segnalando i problemi se necessario.
  • Esaminare e analizzare regolarmente gli estratti conto bancari per garantirne l'accuratezza e la completezza, rispettando gli standard della SDCC.
  • Assistere nella preparazione di report ad hoc, analisi finanziarie e dati di audit a supporto della gestione e dei requisiti di conformità.
  • Raccogliere e organizzare i dati per le revisioni contabili, i documenti fiscali e altre esigenze del reparto.
  • Seguire le procedure stabilite per l'approvazione delle fatture, mantenendo una documentazione adeguata.
  • Assistenza nel mantenimento di un sistema di archiviazione organizzato per i documenti AP fisici e digitali.
  • Garantire la riservatezza e la sicurezza delle informazioni finanziarie sensibili, mantenendo l'integrità di tutti i registri AP e dei dati dei fornitori.
  • Sostenere il miglioramento continuo dei processi AP per aumentare l'efficienza e allinearsi agli obiettivi organizzativi.
  • Eseguire altri compiti come assegnato

In loco:

  • Facilitare l'elaborazione degli esborsi e degli stanziamenti per le trasferte dei dipendenti, sia prima che durante gli eventi della SDCC, sotto la direzione del direttore finanziario.
  • Assistere nel montaggio, nell'allestimento e nello smontaggio dei registratori di cassa e delle stazioni di pagamento per gli eventi SDCC.
  • Fare da collegamento con i cassieri in loco per affrontare e risolvere i problemi legati alla gestione del contante, fornendo assistenza e rispondendo alle domande, e risolvendo i problemi se necessario.
  • fungere da punto di contatto principale per le richieste di rimborso del personale, gestendo le domande, elaborando le richieste approvate e assicurando esborsi tempestivi e accurati, sollevando i problemi se necessario
  • Assistere nel mantenimento dell'inventario delle forniture del reparto e coordinare il rifornimento in base alle necessità.
  • Eseguire altri compiti come assegnato

Qualifiche

  • È preferibile un diploma di laurea in contabilità o in un settore correlato, mentre è altamente auspicabile una laurea in contabilità, finanza, amministrazione aziendale o un settore correlato. Tuttavia, l'esperienza in materia sarà presa in considerazione al posto dell'istruzione formale.
  • Almeno tre anni di esperienza in contabilità, finanza o contabilità, preferibilmente all'interno di un'organizzazione no-profit.
  • Esperienza comprovata nell'elaborazione delle fatture e dei pagamenti
  • Esperienza nelle procedure di chiusura di fine mese e nelle riconciliazioni (ad esempio, fornitori, carte di credito e banche).
  • Esperienza con l'archiviazione e la rendicontazione fiscale IRS 1099
  • Conoscenza del software di contabilità (ad esempio, QuickBooks, NetSuite, ADP o simili) e familiarità con i sistemi di pianificazione delle risorse aziendali (ERP).
  • Conoscenza dei sistemi di elaborazione dei pagamenti, compresi, ma non solo, i bonifici bancari e ACH.
  • Conoscenza e competenza dei sistemi in ufficio utilizzati dall'organizzazione, tra cui, ma non solo, Microsoft Office, Google Suite (G Suite, precedentemente Google Apps), in particolare Google Mail (Gmail), Google Drive, Google Docs/Fogli/Slides, Configio e ClickUp, nonché altri software e applicazioni comuni per l'ufficio. 
  • Familiarità o disponibilità ad apprendere i sistemi e le piattaforme attuali e nuove utilizzate dall'organizzazione.
  • Forte comprensione dei principi contabili generalmente accettati (GAAP) e dei controlli interni.
  • Capacità di elaborare elevati volumi di fatture garantendo l'accuratezza e la conformità alle politiche organizzative.
  • Capacità di soddisfare o superare i requisiti di conformità per garantire l'integrità e la conservazione di dati e registri.
  • Discrezione e impegno a mantenere la riservatezza sui dati finanziari sensibili.
  • Ottime capacità organizzative e attenzione ai dettagli
  • Capacità di lavorare in modo indipendente e collaborativo con una supervisione minima e capacità di risolvere problemi in situazioni complesse.
  • Capacità di mantenere un atteggiamento positivo e professionale e di dimostrare credibilità, integrità e riservatezza.
  • Capacità di lavorare in un team eterogeneo, di accettare punti di vista e feedback diversi e di contribuire a un team coeso, solidale e positivo.
  • Eccellenti capacità interpersonali e di servizio al cliente, capacità di rispondere alle esigenze e alle richieste dei clienti con prontezza e professionalità, soprattutto in caso di interazioni difficili e/o ad alto stress.
  • Ottime capacità di comunicazione verbale e scritta 
  • Ottime capacità di gestione del tempo con una comprovata capacità di rispettare le scadenze
  • Capacità di lavorare bene in un ambiente frenetico e, a volte, stressante e di seguire le indicazioni, le politiche e le procedure.

Condizioni di lavoro

  • Ambiente d'ufficio professionale
  • Utilizza abitualmente attrezzature d'ufficio standard 
  • Orario di lavoro standard (lunedì-venerdì dalle 9:00 alle 17:30)
  • Deve essere disponibile a lavorare la sera, nei giorni festivi e nei fine settimana, a seconda delle necessità.
  • Potrebbe essere richiesto il pernottamento durante gli eventi
  • Condizioni di affollamento (sia all'interno che all'esterno degli spazi per eventi)
  • Contatto diretto (faccia a faccia) con clienti e fornitori
  • Può essere richiesto di lavorare all'aperto con poca o nessuna ombra e temperature calde.

Requisiti fisici

  • Questa posizione richiede una buona acutezza visiva per svolgere attività quali la preparazione e l'analisi di dati e figure, la trascrizione, la visualizzazione di un terminale informatico e la lettura approfondita.
  • Occasionalmente sollevare o spostare fino a 25 libbre senza assistenza e piegarsi o stare in piedi come necessario.
  • Frequenti sedute, passeggiate e lunghe permanenze in piedi
  • Occasionalmente stare in piedi per lunghi periodi di tempo (8-10+)
  • Camminare per lunghi tratti (fino a diversi chilometri al giorno)
  • Esecuzione di compiti ripetitivi con poche pause

Intervallo di stipendio

  • $22.00 – $25.30 hourly