Especialista en cuentas a pagar

El Especialista en Cuentas a Pagar, bajo las órdenes del Director de Finanzas, es responsable de apoyar el procesamiento eficiente y preciso de las transacciones financieras, incluidos los pagos a proveedores, los reembolsos al personal y los desembolsos relacionados con eventos. Este puesto garantiza el cumplimiento de las políticas y controles financieros de la Convención del Cómic de San Diego (SDCC), mantiene registros precisos y colabora en las actividades de cierre de fin de mes. El especialista en cuentas a pagar también actúa como punto de contacto clave para los proveedores y el personal, prestando apoyo en las consultas, resolviendo problemas y facilitando unas operaciones financieras fluidas tanto en la oficina como durante los eventos de la SDCC. Este puesto requiere el manejo de información sensible, con un fuerte énfasis en el mantenimiento de la confidencialidad y el cumplimiento de los protocolos establecidos en todo momento.

Funciones y responsabilidades esenciales

Procesar las facturas y los desembolsos de los proveedores de acuerdo con los procedimientos establecidos, garantizando la exactitud y la puntualidad de los pagos.
Seguir las políticas internas y los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (GAAP) para salvaguardar los activos de SDCC y mantener la integridad financiera.
Coordinar los calendarios de pagos semanales y quincenales, incluida la emisión de cheques, el procesamiento de transacciones ACH y la iniciación de transferencias bancarias.
Supervisar las facturas periódicas y los cargos automáticos para garantizar la puntualidad de los pagos.
Verificar y realizar un seguimiento de los servicios públicos, los pagos de alquiler y otras cuentas por pagar mensuales relacionadas con las divisiones, conciliar los extractos e introducirlos en AP.
Supervisar y gestionar los informes de antigüedad, garantizando el seguimiento oportuno de las facturas pendientes.
Ayudar con el cierre de fin de mes asegurándose de que todas las transacciones de cuentas por pagar se registran y contabilizan con exactitud, incluido el libro auxiliar de cuentas por pagar.
Colaborar con los departamentos internos para garantizar la correcta codificación de los gastos.
Garantizar la presentación puntual y precisa de los formularios 1099 del IRS, bajo supervisión.
Revisar y procesar los informes de gastos, incluidos los reembolsos y las tarjetas de crédito.
Colaborar con el personal superior para conciliar mensualmente los gastos de las tarjetas de crédito, garantizando la exactitud y el cumplimiento de las políticas del departamento.
Mantener registros precisos de los proveedores, incluidos los datos de pago, los formularios W-9 y la información de contacto.
Responder a las consultas de los proveedores y resolver los problemas de pago, escalando los problemas según sea necesario.
Conciliar los estados de cuenta de los proveedores y resolver las discrepancias con prontitud, escalando los problemas según sea necesario.
Revisar y analizar periódicamente los extractos bancarios para garantizar su exactitud e integridad, respetando las normas del SDCC.
Asistir en la preparación de informes ad hoc, análisis financieros y datos de auditoría para apoyar los requisitos de gestión y cumplimiento.
Recopilar y organizar datos para auditorías, declaraciones fiscales y otras necesidades del departamento.
Seguir los procedimientos establecidos para la aprobación de facturas, manteniendo la documentación adecuada.
Asistir en el mantenimiento de un sistema de archivo organizado para los registros AP tanto físicos como digitales.
Garantizar la confidencialidad y seguridad de la información financiera sensible, manteniendo la integridad de todos los registros AP y los datos de los proveedores.
Apoyar la mejora continua de los procesos AP para aumentar la eficiencia y alinearse con los objetivos de la organización.
Realizar otras tareas que se le asignen

In situ:

Facilitar la tramitación de los desembolsos y asignaciones para viajes de los empleados, tanto antes como durante los eventos del SDCC, bajo la dirección del Director de Finanzas.
Ayudar a montar, configurar y desmontar las cajas registradoras y los puestos de pago para los eventos de la SDCC.
Servir de enlace con los cajeros in situ para abordar y resolver los problemas de manejo de efectivo, proporcionando asistencia y respondiendo a las preguntas, escalando los problemas según sea necesario.
Actuar como principal punto de contacto para las solicitudes de reembolso del personal, gestionando las consultas, tramitando las solicitudes aprobadas y garantizando que los desembolsos se realicen a tiempo y con exactitud, elevando los problemas cuando sea necesario.
Ayudar a mantener un inventario de los suministros del departamento y coordinar la reposición cuando sea necesario.
Realizar otras tareas que se le asignen

Cualificaciones

Es preferible un título de grado medio en Contabilidad o un campo relacionado, siendo muy deseable una licenciatura en Contabilidad, Finanzas, Administración de Empresas o un campo relacionado. No obstante, se tendrá en cuenta la experiencia pertinente en lugar de la educación formal.
Un mínimo de tres años de experiencia en cuentas a pagar, finanzas o contabilidad, preferiblemente en una organización sin ánimo de lucro.
Experiencia demostrada en tramitación de facturas y procesamiento de pagos
Experiencia con procedimientos de cierre de mes y conciliaciones (por ejemplo, proveedor, tarjeta de crédito y banco).
Experiencia con la presentación del formulario 1099 del IRS e informes fiscales
Dominio del software de contabilidad (por ejemplo, QuickBooks, NetSuite, ADP o similar) y familiaridad con los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP).
Dominio de los sistemas de procesamiento de pagos, incluidos, entre otros, ACH y transferencias bancarias.
Conocimiento y dominio de los sistemas ofimáticos utilizados por la organización, incluidos, entre otros, Microsoft Office, Google Suite (G Suite, anteriormente Google Apps), concretamente Google Mail (Gmail), Google Drive, Google Docs/Sheets/Slides, Configio y ClickUp, así como otros programas y aplicaciones ofimáticos comunes.
Familiaridad con los sistemas y plataformas actuales y nuevos utilizados por la organización, o voluntad de aprenderlos.
Conocimiento profundo de los principios contables generalmente aceptados (PCGA) y de los controles internos.
Capacidad para procesar grandes volúmenes de facturas garantizando la precisión y el cumplimiento de las políticas de la organización.
Capacidad de cumplir o superar los requisitos de conformidad para garantizar la integridad y conservación de datos y registros.
Discreción y compromiso de mantener la confidencialidad con datos financieros sensibles.
Excelente capacidad de organización y atención al detalle
Capacidad para trabajar de forma independiente y en colaboración con una supervisión mínima y capacidad para resolver problemas en situaciones complejas.
Capacidad para mantener una actitud positiva y profesional, así como para demostrar credibilidad, integridad y confidencialidad.
Capacidad para trabajar en un equipo diverso, aceptar diferentes puntos de vista y opiniones, y contribuir a un equipo cohesionado, solidario y positivo.
Excelentes aptitudes interpersonales y de atención al cliente, capacidad para responder a las necesidades y peticiones de los clientes con prontitud y profesionalidad, especialmente durante interacciones difíciles y/o de gran tensión.
Excelentes dotes de comunicación verbal y escrita
Excelentes dotes de gestión del tiempo y capacidad demostrada para cumplir los plazos.
Capacidad para desenvolverse bien en un entorno acelerado y, en ocasiones, estresante, y seguir instrucciones, políticas y procedimientos.

Condiciones de trabajo

Entorno de oficina profesional
Utiliza habitualmente equipos de oficina estándar
Horario de trabajo estándar (de lunes a viernes de 9:00 a 17:30)
Debe estar disponible para trabajar por las tardes, días festivos y fines de semana, según sea necesario.
Puede ser necesario pernoctar durante los eventos
Condiciones de hacinamiento (tanto dentro como fuera de los espacios del evento)
Contacto directo (cara a cara) con clientes y proveedores
Puede ser necesario trabajar al aire libre con poca o ninguna sombra y temperaturas cálidas.

Requisitos físicos

Este puesto requiere una gran agudeza visual para desempeñar una actividad como la preparación y el análisis de datos y cifras, la transcripción, la visualización de un terminal informático y la lectura extensiva.
Ocasionalmente levantar o mover hasta 25 libras sin ayuda y agacharse o ponerse de pie según sea necesario.
Pasar mucho tiempo sentado, caminando y de pie
Ocasionalmente permanecer de pie durante largos periodos de tiempo (8-10+)
Caminar grandes distancias (hasta varios kilómetros diarios)
Realizar tareas repetitivas con pocas pausas

Escala salarial

$22.00 – $25.30 hourly