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 基本职责和责任

• 提供全面的行政支持，提高计划编制部的运作效率
• 确保所有小组的电子和硬拷贝文件井井有条，保持准确的记录和档案
• 维护工具和档案系统，跟踪计划出席情况和计划部志愿者数据，利用这些信息进行分析和报告
• 协调计划部志愿者的沟通、日程安排和文件整理工作
• 为 SDCC 活动招募和安排节目制作部志愿者，确保有足够的人员满足节目制作的需要，包括参加招募活动和支持面试过程
• 为计划编制部的志愿者制定和促进培训课程和入职培训，确保他们掌握履行职责所需的技能和知识
• 协调、分发和监督计划部志愿者填写所需的志愿者表格 
• 评估并维护程序设计部志愿者的有效名册，确保志愿者记录的准确性和时效性
• 持续向计划部志愿者提供有关组织政策、程序、期望以及活动和机会的最新信息
• 及时向志愿者部门提交 SDCC 活动的计划编制日常志愿者需求
• 监督、分配并确保完成计划编制部志愿者的酒店分配工作
• 根据 SDCC 批准的程序，监督、申请和分发停车位分配、凭证以及节目制作部志愿者的徽章 
• 与高级计划主任合作，监督与计划编制和志愿者活动有关的预算支出
• 与高级计划主任合作，及时向人力资源部提交计划部员工的员工申请表
• 维护和跟踪部门用品和设备的库存，确保适当的库存水平，并在需要时协调补货工作
• 监督节目部志愿者衬衫和座套的库存情况，必要时与 SDCC 相关人员合作进行清洁和补充
• 与 SDCC 相关人员协调，确保为小组成员订购足够的水瓶
• 为每个活动室的 "特殊要求"（如轮椅升降机、赠品、活动室专用物品）创建资料包，确保在 SDCC 活动的每一天都准备好所有必要材料，并与 SDCC 相关人员协调，确保活动无缝运行
• 协调所需的现场材料和设备的制作、订购、交付和摆放，包括但不限于标牌、特殊凭证和技术设备
• 订购、准备、包装和标记用品，以便运往现场活动，并管理活动后的后勤工作，拆封和测试设备，确保运输后的正常功能
• 培训、监督和指导季节性员工和部门志愿者，根据分配协助节目制作部门的工作 
• 履行分配的其他职责

动漫博物馆

• 与 SDCC 批准的人员协调讨论小组议题，确保与 SDCC/CCM 目标保持一致
• 研究并监督 CCM 小组的提交工作，确保与部门目标保持一致
• 跟进 CCM 小组的线索，确保组织好所有后勤工作，敲定细节，并将所有信息传达给高级计划主任
• 根据高级计划主任的指示，与 CCM 小组成员和其他部门协调，管理截止日期、日程安排、问询和特殊要求
• 与 CCM 小组主要联系人协调，确保收集并确认所有必要细节（如小组说明、发言人阵容等
• 与 SDCC 批准的人员合作，评估和确认面板要求，包括技术需求、空间和资源
• 在高级计划主任的指导下，安排 CCM 的计划
• 与 CCM 志愿者经理协调，确定每个小组所需的志愿者人数
• 向 CCM 志愿者经理传达具体的志愿者需求，确保所有班次都有适当的人员和时间安排
• 协助高级计划主任处理《集束弹药公约》小组讨论中的突发问题
• 在高级计划主任的指导下，协助协调 SDCC 活动中的 CCM 小组讨论 
• 出席所有 CCM 小组会议，确保所有活动内容顺利进行
• 协调 CCM 面板的具体技术操作，包括视听要求和设备设置
• 与相关人员合作，管理 CCM 面板的照明和音响系统
• 确保所有 CCM 面板遵守编程部协议和生产标准
• 履行分配的其他职责

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现场

• 监督编程部设备的安装和运行，确保及时开箱和安装，并与 SDCC 相关人员协调
• 监督现场办公室、与会者等候室和远程标牌打印站的设置和运行，确保随时可投入使用
• 培训负责印制标语牌的计划部志愿者，确保准备工作的一致性和准确性
• 与志愿者协调，确保每天将预先印制的标语牌和 "特别要求 "资料包分发给每个小组讨论室的节目制作部小组
• 确保根据布局图与会议室负责人和志愿者协调，在所有面板室妥善安排座套和标识牌
• 协助协调节目制作室，确保其配备必要的材料，包括根据需要进行修改、更正和印制额外的名称标牌
• 根据高级计划主任的指示，与小组成员和其他部门协调，管理截止日期、日程安排、查询和特殊要求
• 经请求和批准，为组织活动前会议预留节目制作室
• 担任计划编制部志愿者的主要联络人，根据需要将询问转给相关领域的协调员
• 领导计划部与志愿者的会议，促进沟通、协调与合作
• 实施现场沟通协议，确保计划部志愿者和工作人员及时有效地共享信息
• 协助计划参与者、关键联系人和到访现场计划编制办公室的与会者，提供出色的服务和支持
• 应对需要升级到程序设计部志愿者级别以外的与会者问题，有效解决关切问题，并在必要时将其升级
• 支持与节目场地、工作人员日程安排和与会者关切的问题有关的故障排除工作，及时解决问题并根据需要将问题升级
• 确保在活动结束时收回节目制作部分发的所有材料、设备和用品，并将其送回现场节目制作办公室进行包装
• 监督计划编制部材料的包装、标签和运回办公室的过程，确保标签清晰，物流高效，以便安全运回
• 监督现场和场外地点的计划部志愿者，确保定期签到和适当的人员配备 
• 监督和指导日常志愿者、节目制作部志愿者和节目制作部季节性员工，确保完成节目制作部的任务
• 履行分配的其他职责

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资格

• 要求高中毕业文凭或普通教育文凭
• 了解并熟练掌握组织使用的办公系统，包括 Microsoft Office、Google Suite（G Suite）、Gmail、Google Drive、Google Docs/Sheet/Slides、Configio、ClickUp 和其他常用办公软件应用程序
• 熟悉或愿意学习组织使用的当前和新系统及平台
• 能够在快节奏的环境中工作，遵守指示、政策和程序
• 能够在一个多元化的团队中工作，接受不同的观点和反馈，为建立一个有凝聚力、相互支持、积极向上的团队做出贡献
• 出色的人际关系和客户服务技能，能够迅速、专业地满足客户的需求和要求，尤其是在困难或压力较大的互动过程中
• 基本了解文书程序和系统，如记录保存和归档
• 很强的组织能力和优先排序能力
• 出色的时间管理能力，能够按时完成任务
• 能够在最少监督下独立工作和协作，并能在复杂情况下解决问题
• 深入了解漫画、流行艺术和娱乐产业，包括当前趋势、主要参与者和受众偏好
• 写作和编辑经验（程序写作、报告写作、博客/杂志写作、专业电子邮件写作等）
• 能够保持积极和专业的风度，同时表现出可信、正直和保密性

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工作条件

• 专业的办公环境
• 日常使用标准办公设备 
• 标准工作时间（周一至周五，上午 9:00 至下午 5:30）
• 必须能够根据需要在晚上、节假日和周末工作
• 活动期间可能需要留宿
• 拥挤情况（活动场所内部或外部）
• 直接（面对面）接触客户和供应商
• 可能需要在室外工作，几乎没有树荫，气温较高

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物理要求

• 该职位要求具备近距离视觉敏锐度，以便开展准备和分析数据和数字、誊写、查看计算机终端以及广泛阅读等活动。
• 偶尔在无人协助的情况下举起或移动重达 25 磅的物品，必要时弯腰或站立。
• 经常久坐、久走和久站
• 偶尔长时间站立（8-10 分钟以上）
• 长距离步行（每天多达数英里）
• 执行重复性任务，很少有休息时间

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薪资范围

• $22.00 – $26.95 hourly