Oficina de Programación y Asistente del Museo

El Asistente de la Oficina de Programación y del Museo, bajo las órdenes del Director Principal de Programación, proporciona apoyo administrativo y logístico vital al Departamento de Programación. En la oficina, el Asistente supervisa la contratación, programación, formación y coordinación de los voluntarios del Departamento de Programación, al tiempo que mantiene los registros y suministros del departamento. Facilita la distribución de las asignaciones de hotel, aparcamiento, vales e insignias para los voluntarios del Departamento de Programación. En el Museo Comic-Con, el asistente coordina los paneles, asegurándose de que se cumplen todos los requisitos logísticos y técnicos, y ayuda a programar a los voluntarios para los programas del museo. En los eventos de la SDCC, la Oficina de Programación y el Asistente del Museo ayudan en la preparación y el funcionamiento de las actividades de programación, supervisan a los voluntarios del Departamento de Programación y se aseguran de que las salas de paneles estén debidamente organizadas.

Funciones y responsabilidades esenciales

Proporcionar apoyo administrativo integral para mejorar la eficacia operativa del Departamento de Programación.
Garantizar la organización de la documentación electrónica e impresa de todos los paneles, manteniendo registros y archivos precisos.
Mantener herramientas y sistemas de archivo para realizar un seguimiento de la asistencia a los programas y de los datos de los voluntarios del Departamento de Programación, utilizando esta información para el análisis y la elaboración de informes.
Coordinar las comunicaciones, la programación y la organización documental de los voluntarios del Departamento de Programación.
Reclutar y programar a los voluntarios del Departamento de Programación para los eventos de la SDCC, garantizando una dotación de personal suficiente para las necesidades de programación, incluida la participación en eventos de reclutamiento y el apoyo al proceso de entrevistas.
Desarrollar y facilitar sesiones de formación e incorporación para los voluntarios del Departamento de Programación, garantizando que estén bien equipados con las habilidades y conocimientos necesarios para sus funciones.
Coordinar, distribuir y supervisar la cumplimentación de los formularios necesarios para los voluntarios del Departamento de Programación.
Evaluar y mantener la lista activa de voluntarios del Departamento de Programación, garantizando que los registros de voluntarios sean precisos y estén actualizados.
Proporcionar información continua a los voluntarios del Departamento de Programación sobre las políticas, los procedimientos y las expectativas de la organización, así como información actualizada sobre eventos y oportunidades.
Presentar oportunamente al Departamento de Voluntarios las necesidades diarias de voluntarios para los eventos de la SDCC.
Supervisar, distribuir y garantizar el cumplimiento de las asignaciones hoteleras de los voluntarios del Departamento de Programación.
Supervisar, solicitar y distribuir asignaciones de aparcamiento, vales y tarjetas de identificación para los voluntarios del Departamento de Programación de acuerdo con los procedimientos aprobados por la SDCC.
Colaborar con el Director Principal de Programación para supervisar los gastos presupuestarios relacionados con la Programación y las actividades de voluntariado.
Colaborar con el Director Principal de Programación para presentar oportunamente al Departamento de Recursos Humanos los formularios de solicitud de empleados del Departamento de Programación.
Mantener y controlar el inventario de suministros y equipos del departamento, garantizando niveles de existencias adecuados y coordinando la reposición cuando sea necesario.
Supervisar el inventario de camisetas y fundas de los voluntarios del Departamento de Programación, colaborando con el personal adecuado del SDCC para su limpieza y reposición según sea necesario.
Asegurarse de que se piden suficientes botellas de agua para los panelistas coordinándose con el personal apropiado del SDCC.
Crear paquetes para "peticiones especiales" (por ejemplo, elevadores para sillas de ruedas, regalos, artículos específicos para cada sala) para cada sala del programa, asegurándose de que todos los materiales necesarios estén preparados y disponibles para el perfecto funcionamiento del programa cada día del evento de la SDCC, coordinándose con el personal adecuado de la SDCC.
Coordinar la creación, el pedido, la entrega y la colocación de los materiales y equipos necesarios in situ, incluidos, entre otros, la señalización, las credenciales especiales y la tecnología.
Encargar, preparar, embalar y etiquetar los suministros para su envío a los eventos in situ, y gestionar la logística posterior al evento desembalando y probando los equipos para garantizar su correcto funcionamiento tras el transporte.
Formar, supervisar y dirigir a los colaboradores estacionales y a los voluntarios del Departamento que ayuden al Departamento de Programación según se les asigne.
Realizar otras tareas que se le asignen

Museo Comic-Con

Coordinarse con el personal aprobado por el SDCC para debatir los temas de los paneles, garantizando la alineación con los objetivos del SDCC/CCM.
Investigar y supervisar las propuestas de paneles de MCP para garantizar la alineación con los objetivos del departamento.
Hacer un seguimiento de las pistas para los paneles del MCP, asegurándose de que toda la logística esté organizada, los detalles ultimados y toda la información comunicada al Director Principal de Programación.
Coordinarse con los panelistas del MCP y otros departamentos para gestionar los plazos, calendarios, consultas y solicitudes especiales según las indicaciones del Director Principal de Programación.
Coordinarse con los contactos clave de los paneles del MCP, asegurándose de que se reúnen y confirman todos los detalles necesarios (por ejemplo, descripciones de los paneles, alineación de los ponentes, etc.).
Colaborar con el personal autorizado por el SDCC para evaluar y confirmar los requisitos del panel, incluidas las necesidades técnicas, de espacio y de recursos.
Bajo la dirección del Director Principal de Programación, programar los programas en CCM.
Coordinarse con el Gestor de Voluntarios del MCP para determinar el número necesario de voluntarios para cada panel.
Comunicar las necesidades específicas de los voluntarios al Gestor de Voluntarios del MCP y asegurarse de que todos los turnos estén debidamente dotados de personal y programados.
Ayudar al Director Principal de Programación a resolver problemas imprevistos durante los paneles del MCP.
Bajo la dirección del Director de Programación, ayudar a coordinar los paneles de CCM en los eventos de la SDCC.
Asistir a todos los paneles del MCP, garantizando la correcta ejecución de todos los componentes del evento.
Coordinar las operaciones técnicas específicas de los paneles de MCP, incluidos los requisitos audiovisuales y la configuración de los equipos.
Gestionar los sistemas de iluminación y sonido de los paneles CCM en colaboración con el personal adecuado.
Garantizar el cumplimiento de los protocolos del Departamento de Programación y las normas de producción para todos los paneles de MCP.
Realizar otras tareas que se le asignen

En el sitio

Supervisar la instalación y el funcionamiento de los equipos del Departamento de Programación, asegurándose de que se desembalan e instalan a tiempo y coordinándose con el personal adecuado del SDCC.
Supervisar la instalación y el funcionamiento de la oficina in situ, las salas de espera de los participantes y las estaciones remotas de impresión de carteles para garantizar la disponibilidad operativa.
Formar a los voluntarios del Departamento de Programación encargados de la impresión de carteles, garantizando la coherencia y la precisión en la preparación.
Coordinarse con los voluntarios para garantizar la distribución diaria de carteles preimpresos y paquetes para "peticiones especiales" a los equipos del Departamento de Programación en cada sala de paneles.
Garantizar la correcta disposición de las cubiertas de los asientos y la señalización en todas las salas de paneles, coordinándose con los jefes de sala y los voluntarios según los diagramas de disposición.
Ayudar a coordinar las salas de programación para garantizar que estén equipadas con el material necesario, lo que incluye realizar cambios, correcciones e imprimir rótulos con nombres adicionales según sea necesario.
Coordinarse con los panelistas y otros departamentos para gestionar los plazos, calendarios, consultas y solicitudes especiales según las indicaciones del Director Principal de Programación.
Reservar salas de programación para reuniones organizativas previas a eventos previa solicitud y aprobación.
Servir como punto de contacto principal para los voluntarios del Departamento de Programación, dirigiendo las consultas a los coordinadores de área apropiados según sea necesario.
Dirigir las reuniones del Departamento de Programación con los voluntarios para facilitar la comunicación, la coordinación y la colaboración.
Aplicar protocolos de comunicación in situ para garantizar un intercambio de información oportuno y eficaz entre los voluntarios y el personal del Departamento de Programación.
Asistir a los participantes en el programa, a los contactos clave y a los asistentes que visiten la oficina de programación in situ, proporcionando un servicio y un apoyo ejemplares.
Responder a los problemas de los asistentes que requieran una escalada más allá del nivel de voluntariado del Departamento de Programación, abordando las preocupaciones de manera eficiente y escalando cuando sea necesario.
Apoyar los esfuerzos de resolución de problemas relacionados con las sedes de los programas, los horarios del personal y las preocupaciones de los asistentes, resolviendo los problemas con prontitud y escalándolos según sea necesario.
Garantizar que todos los materiales, equipos y suministros distribuidos por el Departamento de Programación se recuperen al final del evento y se devuelvan a la Oficina de Programación in situ para su embalaje.
Supervisar el embalaje, el etiquetado y el envío de los materiales del Departamento de Programación a la oficina, garantizando un etiquetado claro y una logística eficiente para una devolución segura.
Supervisar a los voluntarios del Departamento de Programación, en las instalaciones y fuera de ellas, asegurándose de que se registran regularmente y de que cuentan con el personal adecuado.
Supervisar y dirigir a los voluntarios diarios, a los voluntarios del Departamento de Programación y a los empleados temporales del Departamento de Programación, garantizando que se lleven a cabo las tareas del Departamento de Programación.
Realizar otras tareas que se le asignen

Cualificaciones

Se requiere un diploma de secundaria o GED
Conocimiento y dominio de los sistemas ofimáticos utilizados por la organización, incluidos Microsoft Office, Google Suite (G Suite), Gmail, Google Drive, Google Docs/Sheets/Slides, Configio, ClickUp y otras aplicaciones ofimáticas comunes.
Familiaridad con los sistemas y plataformas actuales y nuevos utilizados por la organización, o voluntad de aprenderlos.
Capacidad para trabajar en un entorno de ritmo rápido y seguir instrucciones, políticas y procedimientos.
Capacidad para trabajar en un equipo diverso, aceptar diferentes puntos de vista y opiniones, y contribuir a un equipo cohesionado, solidario y positivo.
Excelentes aptitudes interpersonales y de atención al cliente, con capacidad para responder a las necesidades y peticiones de los clientes con prontitud y profesionalidad, especialmente durante interacciones difíciles o de gran tensión.
Conocimientos básicos de procedimientos y sistemas administrativos, como el mantenimiento de registros y el archivo.
Gran capacidad de organización y priorización
Excelentes dotes de gestión del tiempo y capacidad demostrada para cumplir los plazos.
Capacidad para trabajar de forma independiente y en colaboración con una supervisión mínima, y capacidad para resolver problemas en situaciones complejas.
Mayor comprensión de las industrias del cómic, las artes populares y el entretenimiento, incluidas las tendencias actuales, los actores clave y las preferencias del público.
Experiencia en redacción y edición (redacción de procedimientos, redacción de informes, redacción de blogs/revistas, redacción de correos electrónicos profesionales, etc.)
Capacidad para mantener una actitud positiva y profesional, demostrando credibilidad, integridad y confidencialidad.

Condiciones de trabajo

Entorno de oficina profesional
Utiliza habitualmente equipos de oficina estándar
Horario de trabajo estándar (de lunes a viernes de 9:00 a 17:30)
Debe estar disponible para trabajar por las tardes, días festivos y fines de semana, según sea necesario.
Puede ser necesario pernoctar durante los eventos
Condiciones de hacinamiento (tanto dentro como fuera de los espacios del evento)
Contacto directo (cara a cara) con clientes y proveedores
Puede ser necesario trabajar al aire libre con poca o ninguna sombra y temperaturas cálidas.

Requisitos físicos

Este puesto requiere una gran agudeza visual para desempeñar una actividad como la preparación y el análisis de datos y cifras, la transcripción, la visualización de un terminal informático y la lectura extensiva.
Ocasionalmente levantar o mover hasta 25 libras sin ayuda y agacharse o ponerse de pie según sea necesario.
Pasar mucho tiempo sentado, caminando y de pie
Ocasionalmente permanecer de pie durante largos periodos de tiempo (8-10+)
Caminar grandes distancias (hasta varios kilómetros diarios)
Realizar tareas repetitivas con pocas pausas

Escala salarial

$22.00 – $26.95 hourly