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 Fonctions et responsabilités essentielles

• Fournir un soutien administratif complet afin d'améliorer l'efficacité opérationnelle du département de programmation.
• Assurer une documentation électronique et papier organisée pour tous les panels, en maintenant des registres et des dossiers précis.
• Maintenir des outils et des systèmes d'archivage pour suivre la participation aux programmes et les données relatives aux bénévoles du service de programmation, en utilisant ces informations à des fins d'analyse et d'établissement de rapports.
• Coordonner les communications, la programmation et l'organisation des documents pour les bénévoles du service de programmation.
• Recruter et planifier les bénévoles du service de programmation pour les événements du SDCC, en veillant à ce qu'il y ait suffisamment de personnel pour répondre aux besoins de la programmation, y compris en participant aux événements de recrutement et en soutenant le processus d'entretien.
• Développer et faciliter les sessions de formation et l'intégration des bénévoles du département de programmation, en veillant à ce qu'ils disposent des compétences et des connaissances nécessaires à l'exercice de leurs fonctions.
• Coordonner, distribuer et contrôler le remplissage des formulaires requis pour les bénévoles du département de programmation. 
• Évaluer et tenir à jour la liste active des bénévoles du département de programmation, en veillant à l'exactitude et à la mise à jour des dossiers des bénévoles.
• Fournir des informations continues aux bénévoles du service de programmation concernant les politiques, les procédures et les attentes de l'organisation, ainsi que des mises à jour sur les événements et les opportunités.
• Soumettre en temps voulu au département des volontaires les besoins quotidiens en matière de programmation pour les événements du SDCC.
• Superviser, distribuer et assurer l'exécution des réservations d'hôtel des volontaires du département de programmation.
• Superviser, demander et distribuer des allocations de stationnement, des bons et des badges pour les bénévoles du service de programmation conformément aux procédures approuvées par le SDCC. 
• Collaborer avec le directeur principal de la programmation pour contrôler les dépenses budgétaires liées à la programmation et aux activités bénévoles.
• Collaborer avec le directeur principal de la programmation pour soumettre en temps utile au département des ressources humaines les formulaires de demande des employés du département de la programmation.
• Maintenir et suivre l'inventaire des fournitures et des équipements du service, en veillant à ce que les niveaux de stock soient corrects et en coordonnant le réapprovisionnement si nécessaire.
• Superviser l'inventaire des chemises et des housses de siège des bénévoles du service de programmation, en collaborant avec le personnel approprié de SDCC pour le nettoyage et le réapprovisionnement, le cas échéant.
• S'assurer qu'un nombre suffisant de bouteilles d'eau est commandé pour les panélistes en se coordonnant avec le personnel approprié de SDCC.
• Créer des dossiers pour les "demandes spéciales" (par exemple, ascenseurs pour fauteuils roulants, cadeaux, articles spécifiques aux salles) pour chaque salle de programme, en veillant à ce que tout le matériel nécessaire soit préparé et disponible pour assurer le bon déroulement du programme chaque jour de l'événement du SDCC, en coordination avec le personnel approprié du SDCC.
• Coordonner la création, la commande, la livraison et la mise en place du matériel et de l'équipement nécessaires sur le site, y compris, mais sans s'y limiter, la signalisation, les accréditations spéciales et la technologie.
• Commander, préparer, emballer et étiqueter les fournitures à expédier aux événements sur place et gérer la logistique post-événement en déballant et en testant l'équipement pour s'assurer qu'il fonctionne correctement après le transport.
• Former, superviser et diriger les collaborateurs saisonniers et les bénévoles du département qui assistent le département de programmation selon les besoins. 
• Effectuer d'autres tâches qui lui sont confiées

Musée du Comic-Con

• Coordonner avec le personnel approuvé par SDCC les discussions sur les thèmes du panel, en veillant à l'alignement sur les objectifs de SDCC/CCM.
• Rechercher et superviser les soumissions au panel CCM afin d'assurer l'alignement sur les objectifs du département.
• Suivre les pistes pour les panels CCM, en s'assurant que toute la logistique est organisée, que les détails sont finalisés et que toutes les informations sont communiquées au directeur principal de la programmation.
• Coordonner avec les panélistes du CCM et les autres départements la gestion des échéances, des calendriers, des demandes de renseignements et des demandes spéciales, conformément aux instructions du directeur principal de la programmation.
• Assurer la coordination avec les contacts clés de la CCM, en veillant à ce que tous les détails nécessaires (par exemple, les descriptions des panels, les listes d'orateurs, etc.
• Collaborer avec le personnel approuvé par le SDCC pour évaluer et confirmer les exigences du panel, y compris les besoins techniques, l'espace et les ressources.
• Sous la direction du directeur principal de la programmation, programmer des programmes au CCM
• Coordonner avec le responsable des bénévoles de la CCM le nombre de bénévoles requis pour chaque panel.
• Communiquer les besoins spécifiques des bénévoles au responsable des bénévoles du CCM et veiller à ce que toutes les équipes soient correctement dotées en personnel et planifiées.
• Aider le directeur principal de la programmation à résoudre les problèmes inattendus lors des panels CCM.
• Sous la direction du directeur principal de la programmation, aider à coordonner les panels du CCM lors des événements du SDCC. 
• Assister à tous les panels du CCM, en veillant à la bonne exécution de tous les éléments de l'événement.
• Coordonner les opérations techniques spécifiques aux panels CCM, y compris les exigences en matière d'audiovisuel et la mise en place des équipements.
• Gérer les systèmes d'éclairage et de sonorisation pour les panneaux du CCM en collaboration avec le personnel approprié.
• Garantir le respect des protocoles du département de programmation et des normes de production pour tous les panneaux CCM
• Effectuer d'autres tâches qui lui sont confiées

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Sur place

• Superviser l'installation et le fonctionnement de l'équipement du département de programmation, en veillant à ce que le déballage et l'installation se fassent en temps voulu et en assurant la coordination avec le personnel approprié de SDCC.
• Superviser l'installation et le fonctionnement du bureau sur place, des salles d'attente pour les participants et des stations d'impression de plaques à distance afin de garantir la disponibilité opérationnelle.
• Former les bénévoles du département de programmation chargés d'imprimer les affiches, en veillant à la cohérence et à l'exactitude de la préparation.
• Coordination avec les bénévoles pour assurer la distribution quotidienne des affiches préimprimées et des paquets pour les "demandes spéciales" aux équipes du département de la programmation dans chaque salle d'audience.
• Veiller à la bonne disposition des housses de sièges et de la signalisation dans toutes les salles de réunion, en coordination avec les chefs de salle et les volontaires, conformément aux schémas de disposition.
• Aider à la coordination des salles de programmation pour s'assurer qu'elles sont équipées du matériel nécessaire, y compris en apportant des changements, des corrections et en imprimant des plaques d'identification supplémentaires si nécessaire.
• Assurer la coordination avec les panélistes et les autres services pour gérer les délais, les calendriers, les demandes de renseignements et les demandes spéciales, conformément aux instructions du directeur principal de la programmation.
• Réserver des salles de programmation pour des réunions organisationnelles préalables à l'événement, sur demande et avec l'approbation de l'organisation.
• Servir de point de contact principal pour les bénévoles du département de programmation, en orientant les demandes vers les coordinateurs de secteur appropriés, le cas échéant.
• Diriger les réunions du département de programmation avec les bénévoles afin de faciliter la communication, la coordination et la collaboration.
• Mettre en œuvre des protocoles de communication sur le terrain afin de garantir un échange d'informations efficace et en temps voulu entre les bénévoles et le personnel du département de programmation.
• Assister les participants au programme, les contacts clés et les personnes qui visitent le bureau de programmation sur place, en fournissant un service et un soutien exemplaires.
• Répondre aux questions des participants qui nécessitent une escalade au-delà du niveau des bénévoles du département de programmation, en traitant les problèmes de manière efficace et en escaladant si nécessaire.
• Soutenir les efforts de résolution des problèmes liés aux lieux des programmes, aux horaires du personnel et aux préoccupations des participants, en résolvant rapidement les problèmes et en les transmettant à l'échelon supérieur si nécessaire.
• Veiller à ce que le matériel, l'équipement et les fournitures distribués par le département de programmation soient récupérés à la fin de l'événement et renvoyés au bureau de programmation sur place pour être emballés.
• Superviser l'emballage, l'étiquetage et l'expédition du matériel du département de programmation vers le bureau, en veillant à ce que l'étiquetage soit clair et la logistique efficace pour un retour en toute sécurité.
• Superviser les bénévoles du service de programmation, sur place et à l'extérieur, en veillant à ce qu'ils soient régulièrement contrôlés et à ce qu'ils disposent d'un personnel suffisant. 
• Superviser et diriger les bénévoles quotidiens, les bénévoles du département de programmation et les employés saisonniers du département de programmation en veillant à ce que les tâches du département de programmation soient accomplies.
• Effectuer d'autres tâches qui lui sont confiées

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Qualifications

• Un diplôme de fin d'études secondaires ou un GED est exigé
• Connaissance et maîtrise des systèmes bureautiques utilisés par l'organisation, notamment Microsoft Office, Google Suite (G Suite), Gmail, Google Drive, Google Docs/Sheets/Slides, Configio, ClickUp et d'autres applications logicielles bureautiques courantes.
• Familiarité avec les systèmes et plateformes actuels et nouveaux utilisés par l'organisation ou volonté d'apprendre à les connaître.
• Capacité à travailler dans un environnement en évolution rapide et à suivre les instructions, les politiques et les procédures.
• Capacité à travailler au sein d'une équipe diversifiée, à accepter des points de vue et des commentaires différents et à contribuer à la cohésion, au soutien et à la positivité de l'équipe.
• Excellentes compétences en matière de relations interpersonnelles et de service à la clientèle, avec la capacité de répondre aux besoins et aux demandes des clients de manière rapide et professionnelle, en particulier lors d'interactions difficiles ou stressantes.
• Compréhension de base des procédures et systèmes administratifs tels que la tenue de dossiers et l'archivage.
• Solides compétences en matière d'organisation et de hiérarchisation des priorités
• Excellentes compétences en matière de gestion du temps et capacité avérée à respecter les délais.
• Capacité à travailler de manière indépendante et en collaboration avec un minimum de supervision, et capacité à résoudre des problèmes dans des situations complexes.
• Compréhension approfondie des industries de la bande dessinée, des arts populaires et du divertissement, y compris les tendances actuelles, les acteurs clés et les préférences du public.
• Expérience de la rédaction et de l'édition (rédaction de procédures, rédaction de rapports, rédaction de blogs/magazines, rédaction d'e-mails professionnels, etc.)
• Capacité à maintenir une attitude positive et professionnelle tout en faisant preuve de crédibilité, d'intégrité et de confidentialité.

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Conditions de travail

• Environnement de bureau professionnel
• Utilisation courante d'équipements de bureau standard 
• Horaire de travail standard (lundi-vendredi de 9h00 à 17h30)
• Doit être disponible pour travailler le soir, les jours fériés et les week-ends, selon les besoins.
• Un séjour d'une nuit peut être nécessaire pendant les événements.
• L'encombrement (à l'intérieur ou à l'extérieur des espaces de manifestation)
• Contact direct (face à face) avec les clients et les fournisseurs
• Peut être amené à travailler à l'extérieur, avec peu ou pas d'ombre et à des températures chaudes.

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Exigences physiques

• Ce poste requiert une bonne acuité visuelle pour exercer une activité telle que la préparation et l'analyse de données et de chiffres, la transcription, la consultation d'un terminal informatique et la lecture approfondie.
• Soulever ou déplacer occasionnellement jusqu'à 25 livres sans aide et se pencher ou se tenir debout si nécessaire.
• rester fréquemment assis, marcher et se tenir debout pendant de longues périodes
• Occasionnellement, rester debout pendant de longues périodes (8-10+)
• Marcher sur de longues distances (jusqu'à plusieurs kilomètres par jour)
• Effectuer des tâches répétitives avec peu de pauses

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Fourchette des salaires

• $22.00 – $26.95 hourly