Programmierungsbüro und Museumsassistentin

Die Assistentin für das Programmierungsbüro und das Museum, die dem leitenden Programmierungsdirektor unterstellt ist, leistet wichtige administrative und logistische Unterstützung für die Programmierungsabteilung. Im Büro beaufsichtigt die Assistentin die Anwerbung, Planung, Schulung und Koordinierung von Freiwilligen der Programmabteilung und verwaltet die Unterlagen und Vorräte der Abteilung. Sie erleichtert die Verteilung von Hotelkontingenten, Parkplatzkontingenten, Gutscheinen und Ausweisen für die Freiwilligen der Programmabteilung. Im Comic-Con-Museum koordiniert der Assistent die Panels und stellt sicher, dass alle logistischen und technischen Anforderungen erfüllt werden, und hilft bei der Planung von Freiwilligen für Museumsprogramme. Bei SDCC-Veranstaltungen helfen das Programmierungsbüro und der Museumsassistent beim Aufbau und der Durchführung von Programmaktivitäten, beaufsichtigen die Freiwilligen der Programmierungsabteilung und stellen sicher, dass die Podiumsräume ordnungsgemäß eingerichtet sind.

Wesentliche Aufgaben und Zuständigkeiten

Umfassende administrative Unterstützung zur Verbesserung der operativen Effizienz der Programmplanungsabteilung
Sicherstellung einer geordneten elektronischen und gedruckten Dokumentation für alle Gremien, Führung genauer Aufzeichnungen und Dateien
Pflege von Instrumenten und Ablagesystemen zur Verfolgung der Programmteilnahme und der Daten von Freiwilligen der Programmabteilung, Nutzung dieser Informationen für Analysen und Berichte
Koordinierung der Kommunikation, der Zeitplanung und der Organisation von Dokumenten für die Freiwilligen der Programmabteilung
Rekrutierung und Planung von Freiwilligen der Programmierungsabteilung für SDCC-Veranstaltungen, Gewährleistung einer ausreichenden Personalausstattung für den Programmbedarf, einschließlich der Teilnahme an Rekrutierungsveranstaltungen und der Unterstützung des Interviewprozesses
Entwicklung und Durchführung von Schulungen und Einarbeitung von Freiwilligen der Programmierungsabteilung, um sicherzustellen, dass sie mit den für ihre Aufgaben erforderlichen Fähigkeiten und Kenntnissen gut ausgestattet sind
Koordinierung, Verteilung und Überwachung des Ausfüllens der erforderlichen Formulare für die Freiwilligen der Programmabteilung
Bewertung und Pflege des aktiven Verzeichnisses der Freiwilligen der Programmabteilung und Sicherstellung genauer und aktueller Aufzeichnungen über die Freiwilligen
Laufende Information der Freiwilligen der Programmierungsabteilung über organisatorische Richtlinien, Verfahren, Erwartungen und aktuelle Informationen über Veranstaltungen und Möglichkeiten
Rechtzeitige Meldung des Bedarfs an Freiwilligen für die tägliche Programmplanung bei der Freiwilligenabteilung für SDCC-Veranstaltungen
Beaufsichtigung, Verteilung und Sicherstellung der Fertigstellung der Hotelkontingente für Freiwillige der Programmierungsabteilung
Überwachung, Beantragung und Verteilung von Parkplatzzuweisungen, Gutscheinen und Ausweisen für Freiwillige der Programmabteilung gemäß den vom SDCC genehmigten Verfahren
Zusammenarbeit mit dem leitenden Direktor für Programmplanung bei der Überwachung der Haushaltsausgaben im Zusammenhang mit Programmplanung und Freiwilligentätigkeiten
Zusammenarbeit mit dem Senior Director of Programming bei der rechtzeitigen Einreichung von Antragsformularen für Mitarbeiter der Programmabteilung an die Personalabteilung
Pflege und Verfolgung des Bestands an Abteilungsbedarf und -ausrüstung, Sicherstellung eines angemessenen Lagerbestands und Koordinierung der Auffüllung des Bestands bei Bedarf
Beaufsichtigung des Bestands an Hemden und Sitzbezügen für Freiwillige der Programmierungsabteilung, Zusammenarbeit mit dem zuständigen SDCC-Personal für die Reinigung und Auffüllung nach Bedarf
Sicherstellen, dass genügend Wasserflaschen für die Diskussionsteilnehmer bestellt werden, indem man sich mit dem zuständigen SDCC-Personal abstimmt
Erstellung von Paketen für "Sonderwünsche" (z. B. Rollstuhllifte, Werbegeschenke, raumspezifische Artikel) für jeden Programmraum und Sicherstellung, dass alle erforderlichen Materialien für einen reibungslosen Programmablauf an jedem Tag der SDCC-Veranstaltung vorbereitet und verfügbar sind, in Abstimmung mit dem zuständigen SDCC-Personal
Koordinierung der Erstellung, Bestellung, Lieferung und Platzierung der vor Ort benötigten Materialien und Geräte, einschließlich, aber nicht beschränkt auf Beschilderung, spezielle Ausweise und Technik
Bestellen, vorbereiten, verpacken und etikettieren Sie Verbrauchsmaterialien für den Versand zu Veranstaltungen vor Ort und verwalten Sie die Logistik nach der Veranstaltung, indem Sie die Ausrüstung auspacken und testen, um die ordnungsgemäße Funktionalität nach dem Transport sicherzustellen.
Schulung, Beaufsichtigung und Anleitung von Saisonarbeitskräften und freiwilligen Mitarbeitern der Abteilung, die die Programmierungsabteilung wie zugewiesen unterstützen
Wahrnehmung sonstiger zugewiesener Aufgaben

Comic-Con-Museum

Koordinierung mit dem vom SDCC genehmigten Personal, um die Themen des Panels zu besprechen und die Übereinstimmung mit den Zielen des SDCC/CCM sicherzustellen
Recherche und Überwachung von CCM-Panel-Einreichungen, um die Übereinstimmung mit den Zielen der Abteilung sicherzustellen
Nachverfolgung von Leads für CCM-Panels, Sicherstellung, dass die gesamte Logistik organisiert ist, die Details abgeschlossen sind und alle Informationen an den Senior Director of Programming weitergeleitet werden
Koordinierung mit den CCM-Panelisten und anderen Abteilungen zur Verwaltung von Fristen, Zeitplänen, Anfragen und Sonderwünschen auf Anweisung des Senior Director of Programming
Koordinierung mit den wichtigsten Ansprechpartnern für das CCM-Panel, um sicherzustellen, dass alle notwendigen Details (z. B. Beschreibungen der Panels, Redneraufstellung usw.) gesammelt und bestätigt werden
Zusammenarbeit mit vom SDCC zugelassenen Mitarbeitern, um die Anforderungen des Panels zu bewerten und zu bestätigen, einschließlich technischer Anforderungen, Platz und Ressourcen
Unter der Leitung des leitenden Programmdirektors planen Sie die Programme im CCM
Koordinierung mit dem CCM Volunteer Manager, um die erforderliche Anzahl von Freiwilligen für jedes Panel zu bestimmen
dem CCM Volunteer Manager den Bedarf an Freiwilligen mitteilen und sicherstellen, dass alle Schichten ordnungsgemäß besetzt und geplant sind
Unterstützung des leitenden Programmdirektors bei der Behandlung unerwarteter Probleme während der CCM-Panels
Unter der Leitung des leitenden Programmdirektors Unterstützung bei der Koordinierung von CCM-Panels bei SDCC-Veranstaltungen
Teilnahme an allen CCM-Panels und Gewährleistung eines reibungslosen Ablaufs aller Veranstaltungskomponenten
Koordinierung der technischen Abläufe im Zusammenhang mit CCM-Panels, einschließlich der audiovisuellen Anforderungen und der Einrichtung der Geräte
Verwaltung der Beleuchtungs- und Beschallungsanlagen für die CCM-Panels in Zusammenarbeit mit dem zuständigen Personal
Sicherstellung der Einhaltung der Protokolle der Programmierungsabteilung und der Produktionsstandards für alle CCM-Panels
Wahrnehmung sonstiger zugewiesener Aufgaben

Vor Ort

Beaufsichtigung der Einrichtung und des Betriebs der Geräte der Programmierungsabteilung, Gewährleistung des rechtzeitigen Auspackens und der Installation, Koordinierung mit dem zuständigen SDCC-Personal
Beaufsichtigung der Einrichtung und des Betriebs des Büros vor Ort, der Teilnehmerräume und der entfernten Plakatdruckstationen, um die Betriebsbereitschaft zu gewährleisten
Schulung von Freiwilligen der Programmierungsabteilung, die mit dem Druck von Plakaten betraut sind, und Sicherstellung der Konsistenz und Genauigkeit bei der Vorbereitung
Koordinierung mit Freiwilligen, um die tägliche Verteilung von vorgedruckten Plakaten und Paketen für "Sonderwünsche" an die Teams der Programmabteilung in jedem Sitzungssaal sicherzustellen
Sicherstellung der ordnungsgemäßen Anordnung der Sitzbezüge und der Beschilderung in allen Gremienräumen in Abstimmung mit den Raumleitern und den freiwilligen Helfern gemäß den Belegungsplänen
Unterstützung bei der Koordinierung der Programmierungsräume, um sicherzustellen, dass diese mit den erforderlichen Materialien ausgestattet sind, einschließlich der Vornahme von Änderungen, Korrekturen und des Drucks zusätzlicher Namensschilder nach Bedarf
Koordinierung mit den Podiumsteilnehmern und anderen Abteilungen zur Verwaltung von Fristen, Zeitplänen, Anfragen und Sonderwünschen auf Anweisung des Senior Director of Programming
Reservierung von Programmräumen für organisatorische Treffen im Vorfeld von Veranstaltungen auf Anfrage und nach Genehmigung
Hauptansprechpartner für die Freiwilligen der Programmierungsabteilung sein und bei Bedarf Anfragen an die entsprechenden Bereichskoordinatoren weiterleiten
Leitung von Sitzungen der Programmierungsabteilung mit Freiwilligen, um die Kommunikation, Koordination und Zusammenarbeit zu erleichtern
Einführung von Kommunikationsprotokollen vor Ort, um einen rechtzeitigen und effektiven Informationsaustausch zwischen den Freiwilligen und den Mitarbeitern der Programmabteilung zu gewährleisten
Betreuung von Programmteilnehmern, wichtigen Ansprechpartnern und Besuchern des Programmbüros vor Ort, indem sie einen vorbildlichen Service und Support bieten
Reagieren Sie auf Teilnehmerprobleme, die eine Eskalation über die Ebene der freiwilligen Mitarbeiter der Programmierungsabteilung hinaus erfordern, und gehen Sie die Probleme effizient an und eskalieren Sie, wenn nötig.
Unterstützung bei der Behebung von Problemen im Zusammenhang mit Programmorten, Personalplänen und Teilnehmeranliegen, um Probleme umgehend zu lösen und bei Bedarf zu eskalieren
Sicherstellen, dass alle verteilten Materialien, Ausrüstungen und Vorräte der Programmierungsabteilung am Ende der Veranstaltung wieder abgeholt und zum Verpacken an das Programmierungsbüro vor Ort zurückgegeben werden
Beaufsichtigung der Verpackung, Kennzeichnung und des Versands von Materialien der Programmierungsabteilung zurück ins Büro, um eine eindeutige Kennzeichnung und eine effiziente Logistik für eine sichere Rückgabe zu gewährleisten
Beaufsichtigung der Freiwilligen der Programmierungsabteilung vor Ort und an externen Standorten, um regelmäßige Kontrollen und eine angemessene Personalausstattung zu gewährleisten
Beaufsichtigung und Anleitung der täglichen Freiwilligen, der Freiwilligen der Programmierungsabteilung und der Saisonarbeiter der Programmierungsabteilung, um sicherzustellen, dass die Aufgaben der Programmierungsabteilung erledigt werden
Wahrnehmung sonstiger zugewiesener Aufgaben

Qualifikationen

Ein High-School-Diplom oder GED ist erforderlich
Kenntnis und Beherrschung der von der Organisation verwendeten Bürosysteme, einschließlich Microsoft Office, Google Suite (G Suite), Gmail, Google Drive, Google Docs/Sheets/Slides, Configio, ClickUp und anderer gängiger Bürosoftwareanwendungen
Vertrautheit mit aktuellen und neuen Systemen und Plattformen, die von der Organisation verwendet werden, oder die Bereitschaft, diese zu erlernen
Fähigkeit, in einem schnelllebigen Umfeld zu arbeiten und Anweisungen, Strategien und Verfahren zu befolgen
Fähigkeit, in einem vielfältigen Team zu arbeiten, unterschiedliche Standpunkte und Rückmeldungen zu akzeptieren und zu einem kohärenten, unterstützenden und positiven Team beizutragen
Hervorragende Fähigkeiten im Umgang mit Menschen und im Kundenservice, mit der Fähigkeit, auf Kundenbedürfnisse und -anfragen prompt und professionell zu reagieren, insbesondere bei schwierigen oder stressigen Interaktionen
Grundlegendes Verständnis von bürotechnischen Verfahren und Systemen wie Aktenführung und Ablage
Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und Fähigkeit zur Prioritätensetzung
Ausgezeichnetes Zeitmanagement und nachgewiesene Fähigkeit, Fristen einzuhalten
Fähigkeit zu selbständigem und kooperativem Arbeiten unter minimaler Aufsicht und Fähigkeit zur Problemlösung in komplexen Situationen
Entwickeltes Verständnis der Comic-, Populärkunst- und Unterhaltungsbranche, einschließlich aktueller Trends, Hauptakteure und Publikumsvorlieben
Erfahrung im Schreiben und Redigieren (Verfassen von Verfahren, Berichten, Blogs/Magazinen, professionellen E-Mails usw.)
Fähigkeit, ein positives und professionelles Auftreten zu bewahren und gleichzeitig Glaubwürdigkeit, Integrität und Vertraulichkeit unter Beweis zu stellen

Arbeitsbedingungen

Professionelle Büroumgebung
verwendet routinemäßig Standard-Bürogeräte
Standardarbeitszeit (Montag-Freitag von 9 Uhr bis 17:30 Uhr)
Sie müssen bereit sein, je nach Bedarf abends, an Feiertagen und an Wochenenden zu arbeiten.
Bei Veranstaltungen kann eine Übernachtung erforderlich sein
Überfüllte Räume (sowohl innerhalb als auch außerhalb von Veranstaltungsräumen)
Direkter (persönlicher) Kontakt zu Kunden und Lieferanten
Es kann erforderlich sein, im Freien zu arbeiten, mit wenig oder keinem Schatten und warmen Temperaturen

Physikalische Anforderungen

Diese Position erfordert eine gute Sehschärfe, um eine Tätigkeit wie das Aufbereiten und Analysieren von Daten und Zahlen, das Abschreiben, das Betrachten eines Computerterminals und umfangreiches Lesen auszuüben
Gelegentliches Heben oder Bewegen von bis zu 25 Pfund ohne fremde Hilfe und Bücken oder Stehen nach Bedarf.
Häufiges Sitzen, Gehen und Stehen über einen längeren Zeitraum
Gelegentliches Stehen über längere Zeit (8-10+)
weite Strecken zu Fuß zurücklegen (bis zu mehreren Kilometern täglich)
Sich wiederholende Aufgaben mit wenigen Pausen durchführen

Gehaltsspanne

$22.00 – $26.95 hourly