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 Compiti e responsabilità essenziali

• Fornire un supporto amministrativo completo per migliorare l'efficienza operativa del dipartimento di programmazione.
• Garantire l'organizzazione della documentazione elettronica e cartacea per tutti i pannelli, mantenendo registri e file accurati.
• Mantenere gli strumenti e i sistemi di archiviazione per tenere traccia delle presenze ai programmi e dei dati dei volontari del Dipartimento Programmazione, utilizzando queste informazioni per l'analisi e la rendicontazione.
• Coordinare le comunicazioni, la programmazione e l'organizzazione dei documenti per i volontari del Dipartimento Programmazione.
• Reclutare e programmare i volontari del Dipartimento Programmazione per gli eventi SDCC, assicurando un organico sufficiente per le esigenze di programmazione, anche partecipando a eventi di reclutamento e supportando il processo di intervista.
• Sviluppare e facilitare le sessioni di formazione e di onboarding per i volontari del Dipartimento Programmazione, assicurando che siano ben equipaggiati con le competenze e le conoscenze necessarie per il loro ruolo.
• Coordinare, distribuire e monitorare la compilazione dei moduli di volontariato richiesti per i volontari del Dipartimento Programmazione. 
• Valutare e mantenere il registro attivo dei volontari del Dipartimento Programmazione, assicurando registrazioni accurate e aggiornate dei volontari.
• Fornire informazioni continue ai volontari del Dipartimento Programmazione riguardo alle politiche organizzative, alle procedure, alle aspettative e agli aggiornamenti su eventi e opportunità.
• Presentare tempestivamente al Dipartimento Volontari le esigenze dei volontari della Programmazione Giornaliera per gli eventi SDCC.
• Supervisionare, distribuire e garantire il completamento delle assegnazioni alberghiere dei volontari del Dipartimento Programmazione.
• Supervisionare, richiedere e distribuire le assegnazioni di parcheggio, i voucher e i badge per i volontari del Dipartimento Programmazione secondo le procedure approvate dalla SDCC. 
• Collaborare con il direttore senior della programmazione per monitorare le spese di bilancio relative alla programmazione e alle attività di volontariato.
• Collaborare con il direttore senior della programmazione per presentare tempestivamente i moduli di richiesta di assunzione al reparto risorse umane per i dipendenti del reparto programmazione.
• Mantenere e monitorare l'inventario delle forniture e delle attrezzature del reparto, assicurando livelli adeguati di scorte e coordinando il rifornimento in base alle necessità.
• Supervisionare l'inventario delle camicie e dei coprisedili dei volontari del Dipartimento Programmazione, collaborando con il personale SDCC appropriato per la pulizia e il rifornimento, se necessario.
• Assicurarsi che sia ordinato un numero sufficiente di bottiglie d'acqua per i partecipanti al panel, coordinandosi con il personale SDCC appropriato.
• Creare pacchetti per le "richieste speciali" (ad esempio, sollevatori per sedie a rotelle, omaggi, articoli specifici per la sala) per ogni sala del programma, assicurando che tutti i materiali necessari siano preparati e disponibili per le operazioni del programma senza soluzione di continuità ogni giorno dell'evento SDCC, coordinandosi con il personale SDCC appropriato.
• Coordinare la creazione, l'ordine, la consegna e il posizionamento dei materiali e delle attrezzature necessarie in loco, compresi, ma non solo, la segnaletica, le credenziali speciali e la tecnologia.
• Ordinare, preparare, imballare ed etichettare le forniture per la spedizione agli eventi in loco e gestire la logistica post-evento disimballando e testando le attrezzature per garantire la corretta funzionalità dopo il trasporto.
• Formare, supervisionare e dirigere i collaboratori stagionali e i volontari del Dipartimento che assistono il Dipartimento di Programmazione, come assegnato. 
• Eseguire altri compiti come assegnato

Museo del Comic-Con

• Coordinarsi con il personale approvato dalla SDCC per discutere gli argomenti dei panel, assicurando l'allineamento con gli obiettivi della SDCC/CCM.
• Ricercare e supervisionare le proposte di panel CCM per garantire l'allineamento con gli obiettivi del dipartimento.
• Seguire i contatti per i panel CCM, assicurandosi che tutta la logistica sia organizzata, che i dettagli siano finalizzati e che tutte le informazioni siano comunicate al Senior Director of Programming.
• Coordinarsi con i panelisti del CCM e con gli altri dipartimenti per gestire scadenze, orari, richieste di informazioni e richieste speciali secondo le indicazioni del direttore senior della programmazione.
• Coordinarsi con i contatti chiave del panel CCM, assicurandosi che tutti i dettagli necessari (ad esempio, descrizioni del panel, lineup dei relatori, ecc.) siano raccolti e confermati
• Collaborare con il personale approvato dalla SDCC per valutare e confermare i requisiti del pannello, comprese le esigenze tecniche, lo spazio e le risorse.
• Sotto la direzione del direttore senior della programmazione, programma i programmi del CCM.
• Coordinarsi con il responsabile dei volontari del CCM per determinare il numero di volontari necessario per ogni pannello.
• Comunicare le esigenze specifiche dei volontari al responsabile dei volontari del CCM e garantire che tutti i turni siano adeguatamente organizzati e programmati.
• Assistere il direttore senior della programmazione nell'affrontare problemi imprevisti durante i panel CCM.
• Sotto la direzione del direttore senior della programmazione, assiste nel coordinamento dei panel CCM agli eventi SDCC. 
• Partecipare a tutti i panel del CCM, assicurando l'esecuzione regolare di tutte le componenti dell'evento.
• Coordinare le operazioni tecniche specifiche per i pannelli CCM, compresi i requisiti audiovisivi e l'allestimento delle attrezzature.
• Gestire i sistemi di illuminazione e audio per i pannelli del CCM in collaborazione con il personale competente.
• Garantire il rispetto dei protocolli del Dipartimento di Programmazione e degli standard di produzione per tutti i pannelli CCM.
• Eseguire altri compiti come assegnato

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In loco

• Supervisionare l'allestimento e il funzionamento delle attrezzature del Dipartimento Programmazione, assicurando il disimballaggio e l'installazione tempestivi, coordinandosi con il personale SDCC appropriato.
• Supervisionare l'allestimento e il funzionamento dell'ufficio in loco, delle sale di attesa dei partecipanti e delle stazioni di stampa dei cartellini a distanza per garantire la prontezza operativa.
• Formare i volontari del Dipartimento Programmazione incaricati di stampare i cartelli, assicurando coerenza e accuratezza nella preparazione.
• Coordinarsi con i volontari per assicurare la distribuzione giornaliera di cartelli prestampati e di pacchetti per le "richieste speciali" ai team del Dipartimento Programmazione in ogni sala di panel.
• Assicurare la corretta disposizione dei coprisedili e della segnaletica in tutte le sale del pannello, coordinandosi con i responsabili delle sale e i volontari in base agli schemi di layout.
• Assistere nel coordinamento delle sale di programmazione per garantire che siano dotate del materiale necessario, comprese le modifiche, le correzioni e la stampa di targhette aggiuntive, se necessario.
• Coordinarsi con i panelisti e gli altri dipartimenti per gestire scadenze, orari, richieste di informazioni e richieste speciali secondo le indicazioni del direttore senior della programmazione.
• Riservare le sale di programmazione per riunioni organizzative pre-evento su richiesta e approvazione.
• fungere da punto di contatto principale per i volontari del Dipartimento Programmazione, indirizzando le richieste ai coordinatori dell'area appropriata, a seconda delle necessità
• Condurre le riunioni del Dipartimento di Programmazione con i volontari per facilitare la comunicazione, il coordinamento e la collaborazione.
• Implementare protocolli di comunicazione in loco per garantire una condivisione tempestiva ed efficace delle informazioni tra i volontari e il personale del Dipartimento Programmazione.
• Assistere i partecipanti al programma, i contatti chiave e i partecipanti che visitano l'ufficio di programmazione in loco, fornendo un servizio e un'assistenza esemplari.
• Rispondere ai problemi dei partecipanti che richiedono un'escalation al di là del livello dei volontari del Dipartimento di Programmazione, affrontando i problemi in modo efficiente e aumentando il livello di attenzione quando necessario.
• Supportare le attività di risoluzione dei problemi relativi alle sedi dei programmi, agli orari del personale e alle preoccupazioni dei partecipanti, risolvendo i problemi tempestivamente e facendo ricorso all'escalation, se necessario.
• Assicurarsi che tutti i materiali, le attrezzature e le forniture distribuite dal Dipartimento di Programmazione vengano recuperate al termine dell'evento e restituite all'Ufficio di Programmazione in loco per l'imballaggio.
• Supervisionare l'imballaggio, l'etichettatura e la spedizione dei materiali del Dipartimento Programmazione all'ufficio, garantendo un'etichettatura chiara e una logistica efficiente per una restituzione sicura.
• Supervisionare i volontari del Dipartimento di Programmazione, in loco e fuori sede, assicurando controlli regolari e personale adeguato. 
• Supervisionare e dirigere i volontari giornalieri, i volontari del reparto programmazione e i dipendenti stagionali del reparto programmazione, assicurando il completamento dei compiti del reparto programmazione.
• Eseguire altri compiti come assegnato

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Qualifiche

• È richiesto un diploma di scuola superiore o GED
• Conoscenza e competenza dei sistemi in ufficio utilizzati dall'organizzazione, tra cui Microsoft Office, Google Suite (G Suite), Gmail, Google Drive, Google Docs/Sheets/Slides, Configio, ClickUp e altre comuni applicazioni software per ufficio.
• Familiarità o disponibilità ad apprendere i sistemi e le piattaforme attuali e nuove utilizzate dall'organizzazione.
• Capacità di lavorare in un ambiente a ritmo sostenuto e di seguire le indicazioni, le politiche e le procedure.
• Capacità di lavorare in un team eterogeneo, di accettare punti di vista e feedback diversi e di contribuire a un team coeso, solidale e positivo.
• Eccellenti capacità interpersonali e di servizio al cliente, con l'abilità di rispondere alle esigenze e alle richieste dei clienti in modo tempestivo e professionale, soprattutto durante interazioni difficili o ad alto stress
• Comprensione di base delle procedure e dei sistemi impiegatizi, come la tenuta di registri e l'archiviazione.
• Forti capacità organizzative e di definizione delle priorità
• Ottime capacità di gestione del tempo con una comprovata capacità di rispettare le scadenze
• Capacità di lavorare in modo indipendente e collaborativo con una supervisione minima e capacità di risolvere problemi in situazioni complesse.
• Comprensione sviluppata dei settori del fumetto, delle arti popolari e dell'intrattenimento, comprese le tendenze attuali, gli attori principali e le preferenze del pubblico.
• Esperienza di scrittura e redazione (scrittura di procedure, redazione di relazioni, scrittura di blog/riviste, scrittura di e-mail professionali, ecc.)
• Capacità di mantenere un atteggiamento positivo e professionale dimostrando credibilità, integrità e riservatezza.

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Condizioni di lavoro

• Ambiente d'ufficio professionale
• Utilizza abitualmente attrezzature d'ufficio standard 
• Orario di lavoro standard (lunedì-venerdì dalle 9.00 alle 17.30)
• Deve essere disponibile a lavorare la sera, nei giorni festivi e nei fine settimana, a seconda delle necessità.
• Potrebbe essere richiesto il pernottamento durante gli eventi
• Condizioni di affollamento (sia all'interno che all'esterno degli spazi per eventi)
• Contatto diretto (faccia a faccia) con clienti e fornitori
• Può essere richiesto di lavorare all'aperto con poca o nessuna ombra e temperature calde.

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Requisiti fisici

• Questa posizione richiede una buona acutezza visiva per svolgere attività quali la preparazione e l'analisi di dati e figure, la trascrizione, la visualizzazione di un terminale informatico e la lettura approfondita.
• Occasionalmente sollevare o spostare fino a 25 libbre senza assistenza e piegarsi o stare in piedi come necessario.
• Frequenti sedute, passeggiate e lunghe permanenze in piedi
• Occasionalmente stare in piedi per lunghi periodi di tempo (8-10+)
• Camminare per lunghi tratti (fino a diversi chilometri al giorno)
• Esecuzione di compiti ripetitivi con poche pause

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Intervallo di stipendio

• $22.00 – $26.95 hourly